martes, 23 de noviembre de 2021

¿Cómo de importante es preparar dependencias externas antes de la PI Planning?

Dependency Board
Uno de nuestros grandes aprendizajes es que hay que identificar con antelación a la PI Planning las dependencias, las más importantes y críticas, y las externas. Si no las identificamos, y ¡ojo!, que se trata de solo identificarlas, van a emergen después en la ejecución de PI y provocarán retrasos y bloqueos sobre los que no tenemos control.

A mi gusta más entender una dependencia como un compromiso, así que el hecho de identificarlas permite resolver previamente potenciales impedimentos, necesidades así como identificar equipos externos que deberíamos de invitar a nuestra PI Planning.

Una dependencia resuelta es un compromiso,
una no resuelta es un riesgo

La preparación es un equilibrio que no siempre es fácil de encontrar; la clave está en entender que debe de haber suficiente preparación para garantizar que la interacción y las dependencias se resuelvan durante el evento. Una preparación excesiva puede minimizar la exploración, la interacción y los diseños emergentes, en la PI Planning no debemos de sentirnos anclados y defender el trabajo previo que hayamos hecho.

sábado, 20 de noviembre de 2021

¿Cuáles son las cinco responsabilidades clave de un buen RTE?

Gracias Rubén por la imagen y el reconocimiento
Recordemos primero lo que es un RTE (Release Train Engineer). Se trata de un rol de SAFe®, un líder al servicio y coach de un tren (ART), a semejanza de un Scrum Master que es un líder al servicio para un equipo ágil.

Sabemos que es el responsable de garantizar que el tren funcione correctamente, desde el punto de vista del procesos y ejecución a nivel de programa, impulsa la entrega continua de valor, gestiona riesgos e impedimentos, apoya a los equipos en la comprensión y aplicación de prácticas lean-agile y facilita los eventos a nivel de programa.

Pero, ¿Cuáles son las cinco responsabilidades clave?
  1. Personas: una de las responsabilidades más importantes de un buen RTE es fomentar y mantener experiencias positivas de personas y equipos. Debe de crear un entorno de confianza que facilite la salud emocional y el positivismo de los equipos, así como brindarles orientación y apoyo para garantizar que tengan todos lo necesario para que puedan cumplir con sus objetivos.
  2. Coaching y formación: el RTE debe enseñar a los equipos, a los líderes y a los Scrum Masters la mentalidad y las prácticas Lean y Agile, especialmente los principios, tanto del Manifiesto Ágil como de SAFe, para que tomen decisiones alineadas con los mismos.
  3. PI: el RTE debe garantizar la cadencia en los incrementos del programa (PIs) y que en cada uno de éstos el tren entregue valor incrementalmente en forma de software y sistemas funcionando. Para ello establece y comunica los calendarios anuales de sprints y PIs, facilita la PI Planning y su preparación, así como los demás eventos a nivel de programa, y fomenta visibilidad y transparencia.
  4. Métricas: el RTE es responsable de monitorear y asegurar que se toman las métricas adecuadas para impulsar el éxito del tren. Métricas para crear un diálogo sobre "dónde estamos, cómo lo estamos haciendo, qué se puede mejorar", y como dice Robert mi compañero RTE: ¡Utilizar ÚNICAMENTE métricas que fomenten el buen comportamiento!
  5. Hoja de ruta para mejoras: El RTE debe de fomentar la mejora continua y crear una hoja de ruta de mejoras identificadas en las retrospectivas y buscar continuamente formas de mejorar cada proceso.

sábado, 16 de octubre de 2021

¿Cuáles son las ventajas de hacer una PI Planning presencial?

PI Planning presencial - cortesía de Christina Morillo
La primera PI Planning es crítica; estamos aprendiendo una nueva forma de trabajar y necesitamos hacerlo lo más rápidamente posible, así como también establecer buenas conexiones con todos los miembros del ART y crear un sentimiento de pertenencia tribal.

Por otro lado si queremos crear un buen plan que sea factible es necesario tomar decisiones críticas rápidamente y crear alineamiento entre todos los asistentes.

Las reuniones on-line nos ayudan a navegar en un mundo socialmente distanciado, pero es difícil reemplazar los beneficios de una buena PI Planning presencial:
  • Generan una mejor comunicación: las palabras son solo una pequeña parte de la forma en que nos comunicamos, son alrededor del 15-20%, el resto es gestual y corporal.
  • Fomentan relaciones significativas: una buena PI Planning, donde la colaboración es esencial, requiere generar confianza, lo que es mucho más fácil en persona.
  • Crean una atención mejorada: pensemos en cuantas veces estando en una reunión on-line hemos hecho multitarea leyendo el correo electrónico por o ejemplo, e incluso puede que hayamos asistido a más de una reunión a la vez...
  • Generan ideas innovadoras: las conversaciones en un entorno virtual son menos fluidas y conducen a generar muchas menos ideas innovadoras. La serendipia, esos descubrimientos afortunados y valiosos que se producen de manera casual, solo ocurre en un ambiente presencial.

jueves, 30 de septiembre de 2021

¿Cómo es una agenda y el juego de tableros para una Pre-PI Planning?

Solution Train, del tema Solution Train cortesía de © Scaled Agile, Inc.
En este post quiero compartiros como ejecutamos las Pre-PI Plannings en nuestro contexto de un Solution Train con nueve trenes (ARTs). SAFe® nos da una guía muy general sobre este evento ya que, dada complejidad a este nivel, cada organización ha de encontrar su solución, siempre alineada con los 10 principios.

Recordemos que la Pre-PI Planning ayuda a construir un plan alineado entre ARTs para el próximo PI, adaptando la demanda de la solución a las capacidades de los ARTs individuales. También es la ocasión ideal para identificar dependencias, para aclarar qué ART necesita qué de quién y para cuando. Alinea a los Product Managers, arquitectos de sistemas y otras partes interesadas de los trenes (ARTs) alrededor de una visión común. Su objetivo principal es:
  • Informar sobre los resultados de las planificaciones e iniciativas de negocio
  • Informar sobre la visión y habilitadores (enablers) del Solution Train
  • Discutir objetivos derivados del Solution Train
  • Aclarar dependencias y su manejo para el siguiente PI
  • Alinear las prioridades del Solution Train para el próximo PI

La agenda que nosotros manejamos es como sigue:

7:30 a 8:00 - Bienvenida
El momento ideal para una taza de café y socializar :-)

8:00 a 10:00 - Contexto de negocio y visión del Solution Train
  • El CEO o ejecutivo senior describe el estado actual de la empresa, comparte la visión empresarial y presenta el estado actual de la solución y el portfolio
  • STE presenta:
    • Resultados de la ejecución del PI anterior
    • Resultados de la Solution Demo
    • Agregación de las medidas de predictibidad a nivel de solución
  • Solution Managment presenta la visión actual de la solución
  • El Solution Architect proporciona la cantidad justa de orientación de arquitectura y experiencia del usuario

10:00 a 10:45 - Solution Backlog
El Solution Manager, junto con los Product Managers, presentan las capabilities principales y les asignan ART para el próximo PI.

10:45 a 11:00 - Descanso

11:00 a 13:00 - Breakouts
Previamente a la Pre-PI Planning habremos efectuado un taller para identificar a grandes rasgos qué breakouts son necesarios. En éstos breakouts aquellos ARTs que tengan dependencias se reúnen para:
  • Identificar, discutir, acordar, documentar dependencias significativas
  • Rellenar el tablero de objetivos por ART

13:00 a 14:00 - Comida

14:00 a 15:00 - Revisión del Solution Planning Board
Product Management presenta los resultados de la planificación con foco principalmente en:

15:00 a 15:45 - Identificación de objetivos principales
En base al Solution Planning Board identificamos los objetivos preliminares del Solution Train. Son preliminares ya que en Post-PI Planning confirmaremos o ajustaremos éstos objetivos en base a los resultados de las PI Plannings individuales.

15:45 a 16:39 - Cierre y retrospectiva
Cerramos con una retrospectiva para recoger feedback del evento, por ejemplo un tablero con "qué ha ido bien", "qué no ha ido bien" e "ideas".

Tablero Pre-PI Planning (Solution Planning del tema Pre- and Post-PI Planning cortesía de © Scaled Agile, Inc.)

SAFe and Scaled Agile Framework are registered trademarks of Scaled Agile, Inc.

martes, 21 de septiembre de 2021

¿Cómo entender la diferencia entre criterios de aceptación y definición de hecho?

Para considerar una historia terminada
Los que estamos familiarizados con la Agilidad sabemos que las cosas están terminadas o no terminadas, no hay término medio... un 99% terminado en esencia es NO terminado. Si tenemos cosas grandes las dividimos en partes menores de manera que cada una de ellas aporte valor, y éstas las vamos terminando al 100% para agregar valor de forma paulatina.

Esas cosas pequeñas las conocemos como historias de usuario. La manera de medir si están terminadas es utilizando los criterios de aceptación, que responden a la pregunta ¿cuál es comportamiento que ha de mostrar la historia de usuario específica?, y la definición de hecho (DoD), que responde a ¿qué tiene que cumplir cualquier historia para que se considere terminada?

Definition of Done vs. Acceptance Criteria
Los criterios de aceptación describen comportamientos que hace el producto cuando se complete la historia de usuario, por tanto no son cosas que el equipo de desarrollo haga sobre producto. La definición de hecho es un conjunto de actividades obligatorias que el equipo ha de efectuar para cada historia de usuario.

La imagen de la derecha, que inicialmente encontré en un post en LinkedIn, y que luego descubrí que proviene del artículo "Definition of Done vs. Acceptance Criteria" de Michael Küsters, arroja muchísima claridad sobre la diferencia entre criterios de aceptación y la definición de hecho.

Criterio de aceptación
Definición de hecho
Describe...
lo que el producto hacelo que el equipo hace
Calidad del...
producto desde el punto de vista del usuariotrabajo desde la perspectiva del proceso
Aplica a...
a una historia de usuario específicageneralmente a todos los elementos de la pila de producto
Se cumple cuando...
se verifica los testacuerdo del equipo

martes, 31 de agosto de 2021

¿Cuál es el Manifiesto para un líder al servicio ágil?

Todos sabemos que en última instancia una transformación ágil es una transformación de la cultura de la compañía. Iniciamos una transformación mediante la implantación de nuevas prácticas y procesos que planten la semilla para que, en caso de que la compañía permita el cambio cultural, se implante la Agilidad.

El Manifiesto Ágil para el desarrollo ágil nació para dotar a los equipos de la cultura necesaria para que Scrum y otros métodos ágiles puedan dar sus frutos en cuanto a la entrega de valor. Hoy en día hablamos de escalado y de transformaciones de grandes compañías para las que el Manifiesto Ágil es necesario pero no suficiente.

Los directivos y líderes de una gran compañía son todos ellos responsables del éxito de una transformación ágil, ya que solo ellos tienen la autoridad para cambiar los sistemas que gobiernan cómo se realiza el trabajo. Solo ellos pueden crear un entorno que aliente a los equipos a prosperar y a producir valor.

Necesitamos líderes que apoyen la mentalidad ágil ejemplificando comportamientos, y que inspiren y motiven a los equipos a buscar mejores forma de trabajar. Líderes que lideren activamente el cambio participando y guiando las actividades necesarias para comprender y optimizar continuamente los flujos de valor de la compañía.

Es por ello que quiero presentar el Manifiesto del líder ágil que ha creado Agile Cooking; en él encontraréis la mentalidad necesaria para aquellos lideres que quieran implantar Agilidad en sus compañías tengan éxito.
Manifiesto del líder ágil de Agile Cooking

miércoles, 11 de agosto de 2021

¿Qué tienen en común los tomates y las consultoras de transformación?

Tomate commodity donde compites por precio
Cortesía de Engin Akyurt en Pexels
¿Alguna vez habéis comido esos tomates que tienen un sabor intenso, jugoso y que no puedes dejar de comer? Yo si, y desde entonces voy loco por saborear de nuevo esos tomates, y lo importante para este post es que no me importa el precio, ¡pago gustosamente de 6 a 10 eur por kilo!

Por otro lado es muy fácil encontrar tomates commodity, por ejemplo en el Carrefour a 1,35 y 1,45 eur el kilo, tomates buenos sin duda, pero que no me generan placer al comerlos.

Estamos ante dos modelos de negocio muy distintos, el commodity, donde compites al precio más bajo, donde un décimo de céntimo puede marcar la diferencia y donde impera la industrialización; y el gourmet, que va a microsegmentos de clientes donde importa la calidad y no el precio, y que se basa en recursos locales, tanto en la agricultura como en la distribución.

¿Y qué tienen que ver las consultoras de transformación con todo esto? Hoy en día prácticamente todas las grandes empresas internacionales están haciendo esfuerzos en su transformación ágil. Estas empresas prefieren un proveedor de consultoría grande e internacional ya que les inspiran seguridad y llevan a creer que así garantizan una transformación exitosa.

Para transformar una empresa empezamos incorporando nuevos procesos y nuevas prácticas, y así crear el entorno en el que se fomente la responsabilidad compartida y la colaboración, pero muchas veces nos olvidamos de que una transformación ágil es en el fondo una transformación en el comportamiento de las personas. 

No hay transformación si las personas no aprenden a comportarse acorde con lo que nos trae la Agilidad, por ejemplo los mandos y directivos deberán de aprender a comportarse como lideres al servicio. Y esa transformación ha de hacerse partiendo de la realidad del momento, incluida la cultural de personas y empresa.
Tomates gourmet donde te diferencias por la calidad
Cortesía de Son Tung Tran en Pexels
Una gran transformación liderada por una consultora internacional probablemente no sea la más potente, no se trata de formar en Agilidad y luego acompañar en procesos y prácticas e irse. Es crítico transformar a las personas, y eso requiere a expertos locales, coaches ágiles locales inmersos en la cultura local con suficiente libertad y pasión como para llevar a cabo un acompañamiento exitoso. Es muy diferente unir y crear puentes entre españoles que entre alemanes por ejemplo... y de eso sé un rato, jajaja.

Y ahí es donde entran los tomates gourmet; para basar nuestro negocio en tomates con sabor y que deleiten la transformación en nuestros grandes clientes necesitamos soluciones locales, agricultores y distribuidores locales, a la vez que cobertura internacional.

Una solución excelente a esta necesidad se basa en la colaboración internacional y a largo plazo de consultoras locales, ser partners de multitud de consultoras a lo largo y ancho del globo para adquirir esa diversidad y multifuncionalidad necesaria para poder transformar en su máxima potencia a compañías internacionales.

Si por ejemplo trabajamos con equipos localizados en España, la mejor solución es una consultora con coaches ágiles nativos españoles, y si en un momento dado necesitamos dar servicios de formación o de Scrum Master en la India, la solución ideal es que colaboremos con una empresa en la India que se encargue de dar esos servicios.

Esta solución requiere mucha transparencia y hay que dejar de lado la competencia, necesitamos colaborar entre los que fueran nuestra competencia en otros países para poder sobrevivir en este mundo global VUCA.

viernes, 23 de julio de 2021

¿Cómo revisamos de forma sistemática la demanda versus la capacidad del sistema del sistemas Kanban?

Revisión de un sistema Kanban - cortesía de cottonbro
Para revisar como está funcionando nuestro sistema Kanban, el modelo de madurez Kanban (KMM) introduce en el nivel 3 la Improvement Suggestions Review, o revisión de sugerencias de mejoras, uno de los eventos del ciclo de eventos Kanban donde se revisan las sugerencias de mejora identificadas por los miembros del equipo.

El evento se establece con periodicidad, habitualmente 1 vez al mes y con una duración máxima de 1 hora, y al que asisten representantes del flujo de trabajo o prestación del servicio y opcionalmente un facilitador.

En ella se tratan las sugerencias de mejora identificadas por los miembros del equipo, mejoras sobre el tablero Kanban e ideas, para decidir cómo abordarlas y cuáles implementar ahora, más tarde o nunca.



En el nivel 4 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Improvement Suggestions Review se sustituye por la Operations Review, o revisión de operaciones, para revisar como los sistemas Kanban individuales funcionan juntos y de cómo sus dependencias están siendo equilibradas por la organización respecto a la demanda y a la capacidad del "sistema de sistemas" general.

El desempeño de la organización se basa en optimizar cada equipo y la organización como un sistema completo, y este evento proporciona la visión sistémica (holística). Analizamos la eficiencia de los diferentes equipos y de la organización en su conjunto. Luego revisamos la demanda y la capacidad de cada equipo Kanban, enfocándonos en las dependencias y sus efectos.

Su periodicidad se establece habitualmente 1 vez al mes y con una duración máxima de 2-2,5 horas, y a la que asisten SDM y SRM de cada sistema, gerentes, colaboradores individuales, representantes de clientes por sistema Kanban y opcionalmente un facilitador.

Se circunscribe a un producto o unidad de negocio y sus inputs son:
En base a las dependencias encontradas y efectos interdependientes expuestos se sugieren eventos Kaizen y se asignan oportunidades de mejora.

Las sugerencias de mejora, decisiones, cambios y acciones de esta reunión se comunican de vuelta en los eventos de las Service Delivery Reviews, la Statregy Review y las Risk Reviews.

domingo, 18 de julio de 2021

¿El Scrum Master es responsable de las métricas?

Lo que no se mide no se puede mejorar
Cortesía de Pixabay
Recientemente asistí al meetup "Stand Up Agile - Aprendiendo con Humor" en el que Rogger Bravo intervino con lo la idea del Agile Hippie; un coach ágil focalizado en personas y que obvia las métricas de negocio. Cuenta que, como muchos de nosotros, ha sido un Agile Hippie hasta que un día le preguntaron:
  • ¿Qué tipos de indicadores de negocio manejas?
  • ¿Cómo te anticipas estadísticamente con pronósticos de resultados?
  • ¿Cómo manejas un flujo de Kanban para que esté apto para su propósito y no enfocado al equipo?
  • ¿Cómo sabes que estás entregando valor al cliente?
Aprendió que la mayoría de coaches ágiles estamos principalmente orientados en el rendimiento de los equipos en lugar de negocio, y el negocio ha de ser rentable. Lo que no se mide no se puede mejorar, por tanto las métricas de negocio han de medirse.

Obtenemos aquello que medimos, por tanto necesitamos métricas que fomenten la entrega de valor (flujo), una mentalidad y buen comportamiento ágil (competencia) y también resultados adecuados:
  • Flujo: ¿Qué tan eficiente es la organización en la entrega de valor al cliente?
  • Competencia: ¿Cuán competente es la organización en las prácticas que permitan Business Agility?
  • Resultados: ¿Nuestras soluciones satisfacen las necesidades de nuestros clientes y del negocio?
Esta métricas requieren una comprensión fundamental de la economía de los sistemas de construcción y nos permiten estar alineados con el objetivo de Lean/Agile: ofrecer el mejor valor y calidad para las personas y la sociedad en el menor tiempo de entrega sostenible.

Por tanto los coaches ágiles y los Scrum Masters somos los responsable de que se tomen las métricas que aporten valor. Participan en la definición de las mismas, directamente en las de flujo y competencia, y en las de resultados entendiendo las necesidades de quiénes las solicitan. En lugar de simplemente producir métricas e informes a ciegas, lo mejor que puede hacer un Scrum Master es comprender el problema y trabajar con quienquiera que esté solicitando las métricas para obtener la mejor información posible que pueda ayudarlos a resolver sus problemas con la menor cantidad de trabajo innecesario o adicional.

viernes, 16 de julio de 2021

¿Qué especialistas pueden formar un equipo multidisciplinar enfocado a procesos?

Equipo de procesos - cortesía de Pixabay
Una de las experiencias más interesantes que he vivido fue el acompañamiento de una tribu dedicada a la mejora y refinamiento de los procesos del área de Servicio al Cliente.

En este post quiero exponer con qué especialistas diseñamos los equipos multifuncionales de procesos que integraban la tribu.

Process Owner - Es el responsable de la pila con las mejoras y deficiencias a resolver, de su priorización y tiene autoridad de decisión para aprobar las modificaciones en los procesos que recomiende el equipo. Actúa de Propietario del Producto/Proceso y establece los objetivos generales del equipo. Hace de interfaz con el área operativa y de negocio para asegurar la implantación de las mejoras y modificaciones de los procesos resultantes de los proyectos de mejora. También es el interfaz principal con las áreas para el seguimiento operativo de objetivos y KPIs.

Process Expert - Tiene un conocimiento profundo del funcionamiento actual de los procesos existentes, sus diagramas de flujo, cuales son las distintas acciones y actividades que los forman, además del orden en el que se llevan a cabo. Entiende lo que es importante y aquello que ocasiona cierta repercusión en la satisfacción del cliente o en la operatividad de la organización.

Customer Journey Expert - Experto en el customer journey, las fases por las que pasa un cliente desde que identifica que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o servicio para solucionarla. Se asegura de una buena experiencia de cliente creando una conexión emocional con estos.

IT/Sistemas - Realiza una evaluación preliminar de los impactos en IT de las modificaciones que se identifiquen. También participa en la definición de las mejoras para asegurar la mejor solución técnica en cuanto a funcionamiento, coste y plazos. Es el interfaz con el área de sistemas para realizar análisis de viabilidad de manera ágil. Hace seguimiento del estado de los desarrollos en curso con el área de sistemas para asegurar que se ponen en producción en los plazos previstos.

Front Liner - Persona de la primera línea (comercial, tienda, agente televenta, agente de servicio al cliente, etc…) que proporciona feedback de primera mano sobre el funcionamiento de los procesos, sistemas, ergonomía, facilidad de uso y feedback de los clientes. Asegura que las soluciones y mejoras propuestas sean operables fácilmente por la primera línea. Sirve de enlace con la primera línea para dar feedback de cómo sus puntos de vista son tenidos en cuenta y de las soluciones y mejoras que el equipo haya identificado.

sábado, 3 de julio de 2021

¿Cómo planificamos y gestionamos las entregas a los clientes en Kanban?

Delivery Planning Meeting
El evento que sirve para planificar/replanificar la entregas de valor a clientes se denomina Delivery Planning Meeting, o reunión de planificación de entregas. Esta es una de las reuniones del ciclo de eventos de Kanban y solo aparece en el nivel 3 del modelo de madurez Kanban (KMM).  

Nuestros clientes desean previsibilidad y no encontrarse con un montón de trabajo a intervalos aleatorios. En esta reunión se revisa el trabajo realizado y se decide cómo, cuándo y qué entregar, y preferiblemente con la participación del cliente.

La duración máxima de la reunión es de 1 a 2 horas dependiendo de la cadencia de entregas. Su frecuencia debe ser la suficiente para garantizar que el sistema Kanban atienda adecuadamente las necesidades del cliente.

La reunión la facilita el SDM (Service Delivery Manager) y asisten todos los responsables en la toma de decisiones sobre entrega y cambios, así como cualquier interesado o persona involucrada en la logística de entregas.

Se hace ante el tablero Kanban y se empieza revisando el resultado de las reuniones diarias para dar respuesta a las siguientes cuestiones:
  • ¿Qué elementos se incluirán en la próxima entrega programada?
  • ¿Qué se requiere para entregar cada elemento?
  • ¿Qué riesgos hemos de mitigar?
Los puntos principales a tratar son:
  • Información sobre qué elementos están potencialmente disponibles para entregar: qué está listo para entregar, y qué es probable que esté listo para entregar pronto.
  • Consideraciones de riesgo que puedan afectar a las decisiones de entrega.
  • Decisiones sobre qué artículos entregar teniendo en cuenta la opinión de las personas que recibirán la entrega.
  • Actividades de capacitación o transferencia requeridas para garantizar una transferencia fluida.
  • Cambios en la clase de servicio de algún elemento: por ejemplo si un elemento se ha de entregar a corto plazo la clase de servicio de ese elemento puede cambiar de "estándar" a "fecha fija".
  • Generar compromiso de entrega.

miércoles, 23 de junio de 2021

¿Cómo gestionar riesgos con ROAM?

Tablero para ROAM - Thanks to Philippe Garin
El objetivo de la gestión de riesgos con ROAM es ayudar a los equipos y trenes (ARTs) a asegurarse de que todos los riesgos potenciales se aborden de forma adecuada. Se trata de una técnica muy simple para identificar y gestionar los riesgos de forma transparente, eficaz y proactiva.

Es una gestión esencial que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso; la falta de una gestión de riesgos puede hacer descarrilar a los equipos y trenes aún habiendo efectuado excelentes planificaciones.

ROAM es el acrónimo de Resolved, Owned, Accepted y Mitigated y se refiere a los cuatro tipos de acciones sobre cómo manejar un riesgo potencial.

La técnica comienza por agrupar riesgos de acuerdo con las cuatro acciones:
  • RESOLVED riesgos detectados pero que no son una amenaza, no necesitan una acción
  • OWNED: riesgos sobre los que alguien toma la responsabilidad de gestionarlos a posteriori
  • ACCEPTED riesgos que simplemente se asumen y se traten según vaya siendo necesario
  • MITIGATED: riesgos para los que se ha decidido un plan de acciones mitigantes concretas
Una vez organizados los riesgos en estas categorías se realiza una votación para decidir en qué riesgos vale la pena trabajar y cuales no, y con cuales empezar. Habrá responsables de ejecutar acciones de mitigado y de gestión cuyos resultados se trataran de forma periódica en el foro correspondiente.

Los riesgos más pequeños se gestionan a nivel de equipo mientras que los riesgos más grandes, que afecten a los trenes, se tratan a nivel de programa. Cada equipo debe tener un foro regular para tratar los riesgos ante un tablero a tal efecto, una excelente solución es incluir la gestión de los riesgos en la daily.

Para el tren tenemos un tablero a nivel del programa, donde recogemos los riesgos y que permite discutir abiertamente todos los factores que pueden obstaculizar el progreso del tren. El tablero se informa por primera vez durante la PI Planning, cuando equipos individuales descubren riesgos potenciales que pueden afectar al tren. La responsabilidad de asegurar que los riesgos se gestionen es del RTE, quien conoce quién es responsable de mitigarlo o quién es dueño de gestionar qué riesgo.

El foro donde se gestionan los riesgos a lo largo del PI es la PO-Sync; se mueven riesgos de un área a otro en función de los que haya ocurrido, por ejemplo si acciones de mitigado han resuelto el riesgo este se mueve a resolved. Resaltar que a lo largo del PI pueden surgir nuevos riesgos que haya que gestionar y que se incorporan al tablero.

Mis agradecimientos a Philippe Garin y os invito a leer su post sobre ROAM "Gestion des risques: Le tableau ROAM"

jueves, 17 de junio de 2021

¿Introducir elementos de proyectos en una PI Planning tiene algún beneficio?

En algunas realidades de compañías que vivo seguimos intentando conciliar dos mundos con objetivos divergentes: los proyectos cerrados, que se focalizan en cumplir con el alcance, coste y tiempo, y la entrega incremental de valor con Scrum.

Llegada la PI Planning les pedimos a los equipos crear un plan a partir de una mezcla de requisitos de proyectos cerrados y elementos de una pila de producto.

La regla que definimos para ello parecía simple y de sentido común:
  1. Planificar todo el trabajo proveniente de los proyectos
  2. Rellenar con elementos de la pila de producto hasta que se haya agotado la capacidad
Sobrecarga en cada una de los sprints
Los beneficios esperados eran:
  • Un equilibro de lo planificado con la capacidad del tren (ART)
  • Identificación y resolución inicial de dependencias entre equipos
  • Una visión sistémica y factible de todo el trimestre, visión que antes no teníamos
  • Al conocer los requisitos de los proyectos antes podíamos efectuar una mejor preparación previa
Esperábamos que si hubiera más carga que la capacidad del tren proveniente de los proyectos, el plan se limitara a los elementos de los proyectos que fuera posible construir.

La realidad fue muy distinta. Las personas nos comportamos como nos miden; los equipos, aunque tuvieron la consigna de no sobrecargase, se sobrecargaron con el ánimo tradicional de "que hay que trabajar en todo lo que nos piden en un proyecto". En la imagen de la derecha vemos un ejemplo real, todos los sprints están sobreacargados, por ejemplo una carga de 55 puntos de historia cuando la capacidad es 46, ¡179 cuando la capacidad es 33!...

Las disfunciones que detectamos en la "PI Planning" fueron:
En conclusión no podemos dar objetivos divergentes (la de los proyectos cerrados y la de entrega de valor) a los equipos. Quizá podamos incluir algún proyecto menor en la PI Planning, quizá sea inevitable, pero la mentalidad de una compañía que quiera ser competitiva en el mercado y focalizarse en la entrega de valor, tiene que basarse en los valores y principios Lean-Agile.

Para cerrar el post quiero añadir que el segundo día de la PI Planning fue un infierno. La consigna de no sobrecargarse siguió siendo válida, aunque la de terminar los proyectos también... con lo que los equipos replanificaron para sobrecargarse de nuevo. Al cabo de tres meses tuvimos una lectura interesante y positiva: el hecho de haber realizado una PI Planning y haber "implementado SAFe®" provocó que con solo una entrega del 43% de los puntos de historias planificados, entregamos un ¡91% de valor!

viernes, 4 de junio de 2021

¿En la planificación de sprint se limita la carga al 80% de la capacidad?

80% gracias a Pixabay
Hay algo de confusión cuando en Scrum decimos que se recomienda que los equipos no se carguen más allá del 80%, pero ¿del 80% de qué?

Si fuera de la carga (la cantidad de puntos de historia que un equipo pone en su pila de sprint) con respecto a la capacidad (la cantidad de puntos de historia que el equipo puede acometer en un sprint) algo no encaja... Al fin y al cabo la capacidad se basa en la velocidad (media de puntos de historia finalizados/entregados en los últimos sprints), que es una métrica objetiva a final de sprint que incluye todo lo que sea singular en ese equipo.

Para quién le interese podéis encontrar en mi post "Cuál es la diferencia entre velocidad, capacidad y carga en Scrum?" la definición de estos conceptos.

En otras palabras, si hemos medido en los tres últimos sprints que el equipo ha entregado digamos 31, 29 y 32 puntos de historia, podemos llenar el siguiente sprint con alrededor de 30 puntos de historia y estar razonablemente seguros de la entrega de todo lo planificado. Aquí no aplica el 80%...

Dónde si aplica este 80% es en el nivel más alto de desempeño de los equipos, desempeño que éstos alcanzan cuando la ocupación es del 80% de su tiempo.

En project management los jefes de proyecto aplican algo llamado factor de enfoque o Focus Factor; generalmente no planifican más de entre 6 y 6,5 horas diarias (de las 8) de cada persona para ejecutar un proyecto. Por tanto el factor de enfoque no es más que la capacidad de los equipos para mantenerse enfocados sin ningún impedimento en los objetivos del sprint.

Cuando trabajamos con horas se obtiene la "capacidad real" multiplicando la capacidad total, en horas, por el factor de enfoque. Por ejemplo, con un factor de enfoque de 80%, la capacidad real en horas de una persona por semana es de 40*80% = 32 horas.

Por tanto planificar una pila de sprint, teniendo en cuenta que no supere el 80% del tiempo disponible del equipo, es un excelente punto de partida. Una vez que el punto de historia se haya interiorizado y hayamos obtenido la velocidad hemos de obviar ese 80%, ya que la experiencia de sprints anteriores permite planificar con mucho más acierto.

domingo, 30 de mayo de 2021

¿Hay alguna dinámica para experimentar la creación de equipos según Team Topologies?

Team Topologies de Skelton y Pais
Para Agility Tres60 2021 Alex y yo preparamos una sesión de Team Topologies; dimos una breve introducción y luego efectuamos una dinámica que queremos compartir en este post.

Primero hablemos de Team Topologies; se trata de una guía práctica para formar equipos de software y permitir que superen sus retos, o para ayudar a equipos existentes a ser más efectivos en la entrega de valor. Describe los patrones organizacionales para la estructura de equipos y sus formas de interacción.

Recordemos las estructuras de equipos:
  • Stream-Aligned Team: Es el tipo de equipo fundamental. Está alineado con parte del flujo de valor de negocio y tiene la responsabilidad de principio a fin del diseño, desarrollo, despliegue, soporte y retirada del producto o servicio, así como de los ciclos de feedback asociados.
  • Platform Team: Su función es reducir la carga cognitiva de los Stream-Aligned Teams a través de, por ejemplo, ofrecer IaaS o PaaS.
  • Enabling Team: Es un proveedor de servicios, por lo general de carácter temporal, y sirve para hacer más efectivos y mejorar las habilidades de los Stream-Aligned Teams, y también detectar si hay brechas en la plataforma o en lo que se espera que hagan estos equipos.
  • Complicated-Subsystem Team: Equipo especializado que reduce la carga cognitiva de los Stream-Aligned Teams. Hacen cosas que requieren conocimiento, experiencia o habilidades muy específicas o sofisticadas, por ejemplo modelos matemáticos, simulaciones, etc.
Y las diferentes formas de interacción:
  • Collaboration: Consiste en trabajar o colaborar muy cercanamente a otro equipo.
  • X as a Service: Proveer algo como un servicio con una mínima colaboración. Los roles involucrados en este tipo de interacción son: Proveer algo y Consumir algo.
  • Facilitating: Ayudar (o hacer coaching) o ser ayudado por otro equipo para eliminar impedimentos.
Team Topologies trata de gestionar la carga cognitiva limitando el tamaño de los servicios y/o productos de software que los equipos puedan manejar. Adopta "Team-First Approach" para establecer los límites del software. Cada servicio o producto debe de ser "propiedad" de un equipo con suficiente capacidad cognitiva para construirlo y operarlo. Trata de equipos pequeños multifuncionales, entre 3 y 9 miembros, cohesionados y longevos que trabajan sobre el mismo conjunto de problemas de negocio durante largo tiempo. Esto se materializa:
  • Limitando los dominios de responsabilidad
  • Limitando el numero de aplicaciones que operan
  • Limitando el número de herramientas que necesitan manejar
Para asignar equipos a dominios:
  • Asignar cada dominio a un único equipo, si de dominio es muy grande para un solo equipo, dividirlo en subdominios y asignar cada uno a un solo equipo
  • Un equipo debe ser capaz de trabajar con dos o tres dominios simples
  • Un equipo que es responsable de un dominio complejo no debe tener otros dominios asignados
  • Evitar que un único equipo sea responsable de dos dominios complicados
Para quién quiera saber un poco más aquí os dejamos una ficha de referencia rápida que Henry Portman ha diseñado y comparte con todos:
Quick Reference Card de Henny Portman traducida por Emiliano Sutil - Thank you!!!
Para la dinámica partimos de un contexto "tradicional" con el objetivo de estructurar equipos e interacciones de forma alineada con Team Topologies. El contexto es el que sigue, también lo podéis descargar en pdf.

La empresa "Conoce el mundo con Gertru y Alex" es una plataforma online de viajes y aventuras que provee los siguientes servicios:
  • Vacaciones en con niños en resorts familiares
  • Viajes exóticos a países lejanos
  • Aventuras con mascotas
  • Rutas gastronómicas
Tiene un área de IT cuya misión es desarrollar y mantener los sistemas y aplicaciones que permiten la operación de la empresa, y está organizado de la siguiente manera:
  • Departamento de Análisis
  • Departamento de Desarrollo
  • Departamento de QA
  • Departamento de Operaciones
Una de sus realidades complejas que tiene que enfrentar son las interfaces con las aerolíneas y los hoteles.

Este departamento tiene entre otros, los siguientes problemas:
  • Tiempos de desarrollo muy largos con muchos bugs
  • Su frecuencia de despliegue es muy baja
  • El nivel de satisfacción de los usuarios es muy bajo
Por esto la empresa ha decidido iniciar una transformación ágil incorporando un equipo de Agile Coaches para, entre otras cosas, reorganizar el área con base en la propuesta de Team Topologies.
La dinámica se efectúa sobre un tablero, en nuestro caso utilizamos Miro, en el que en la parte izquierda se muestra la organización por áreas (silos) tal como se describe en el contexto, y en la parte derecha tenemos un área en la que los asistentes trabajan la reorganización. Para los 4 tipos de equipos hay preparados rectángulos con los colores correspondientes, así como elementos de dibujo para los 3 tipos de interacciones. También hemos puesto una chuleta para tipos de equipos e interacciones.
Tablero listo para ser usado
Leyenda perfiles
Las personas las hemos representado con emoticonos, algunos de ellos para poner una nota de humor en la dinámica. :-)

En la situación inicial las personas están distribuidas y organizadas en sus áreas correspondientes, excepto los Agile Coaches que son nuevos y van a ser los responsables de implantar la reorganización.

La misión de los participantes en la dinámica es reestructurar equipos e interacciones mediante la aplicación de Team Topologies.

Algunas pistas para el facilitador:
  • Cada servicio debería de tener al menos un Stream-Aligned Team
  • Si el software corriera en la nube tendríamos un Platform Team de cloud
  • La complejidad de los interfaces con las aerolíneas y los hoteles podría requerir un Complicated-Subsystem Team
  • Los Agile Coaches que impulsan la reorganización serían un Enabling Team
Dinámica en acción en Agility Tres60, gracias a los participantes