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| Equipo trabajando acciones de mejora - cortesía de Pixabay |
El propósito del evento es que el equipo reflexione sobre cómo está gestionando su trabajo y cómo puede mejorar.
El evento se establece con periodicidad semanal o cada 2 semanas, con una duración máxima de 1 hora, que se realiza frente al tablero Kanban y asisten los miembros de equipo y opcionalmente un facilitador.
Un guion ejemplo de la revisión seria:
- Repasar resultados de acciones de mejora recientes anteriores (las que se hayan puesto en marcha).
- Repasar los elementos de trabajo completados.
- Recopilar observaciones y ocurrencias respondiéndo a preguntas como:
- ¿Qué nos falta?
- ¿Qué deberiamos de hacer además?
- ¿Qué ideas vale la pena explorar?
- ¿Tenemos problemas relacionados con las políticas actuales?
- ¿Algún otro probelema o impedimento?
- Categorizar los elementos recopilados y definir acciones de mejora.
En el nivel 2 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Team Restrospective se sustituye por la Flow Review, o revisión del flujo, cuyo propósito es desarrollar una comprensión cuantitativa inicial del servicio prestado por los equipos involucrados en el servicio, para después facilitar la planificación del trabajo y así mejorar la previsibilidad..
El evento se establece con periodicidad mensual o cada 2 semanas, con una duración máxima de 30 minutos y asisten los miembros de los equipos de prestación de servicios, o parte del mismo, SDM (Service Delivery manager) y opcionalmente Team Leaders y facilitador.
Tiene una parte cuantitativa en la que el equipo desarrolla una comprensión inicial del servicio prestado, que va seguida de una segunda parte que es cualitativa. Los equipos tratan cualquier problema con el que se hayan enfrentado con los elementos de trabajo y comparten cualquier conocimiento valioso que haya adquirido mientras los procesa.
Un guion ejemplo para el facilitador de la revisión seria:
- Repasar resultados de acciones de mejora recientes anteriores (las que se hayan puesto en marcha).
- Inspeccionar al detalle el tablero Kanban de derecha a izquierda (demanda por tipo de servicio, bloqueos, retrasos, edad de los elementos, riesgos, ...).
- Comparar el desempeño actual con los objetivos marcados (SLA's) usando métricas centradas en el cliente, calidad, Lead Time/Cycle Time, tasa de llegada, throughput por clases de servicio (CFD, run charts, control charts, ...).
- Sobre el trabajo terminado compartir problemas que hayan acecido y difundir nuevos conocimientos aprendidos.
- Analizar el progreso de los elementos en los que el equipo está trabajando actualmente.
- Identificar el acciones de mejora para el flujo de trabajo a través de sus causa raíz aplicando técnicas Lean como 5 whys y el diagrama de Ishikawa, y finamente planificar como llevarlas a cabo.
En el nivel 3 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Flow Review se sustituye por la Service Delivery Review, o revisión de entrega del servicio, cuyo propósito es examinar y mejorar la eficacia del servicio seleccionado tomando la perspectiva del cliente externo del servicio.
El evento se establece con periodicidad cada 2 semanas, con una duración máxima de 30 minutos y asisten representantes de los equipo de prestación de servicios, SDM (Service Delivery Manager), SRM (Service Request Manager) y opcionalmente clientes, interesados y facilitador.
Con un guion similar a la Flow Review trata de inspeccionar el flujo de trabajo, reflejar el estado actual y el comportamiento pasado de las decisiones del equipo con respecto a las expectativas del cliente, para discutir y decidir sobre mejoras que el equipo pueda emprender para abordar las variaciones o el mantenimiento de la idoneidad del sistema Kanban con el que operan para servir a ese mismo cliente.
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