¿Es necesario que una PI Planning dure dos días?

Si, ¡¡¡absolutamente!!! Estamos hablando de alrededor de 100 a 125 personas haciendo una planificación trimestral, pero no es por el volumen de personas, sino por la naturaleza del evento por lo que son necesarios 2 días. El patrón de la PI Planning podría verse como sigue:

Día1: Intención -> Borrador del plan -> Crisis ->Día 2: Plan inicial -> Alineamiento

• Intención: representada por los elementos de la pila de producto, en este caso de programa a nivel de tren (ART), esto no es más que el deseo de las capa estratégica y Product Management.
• Borrador del plan: hasta que las personas expertas que vayan a hacer el trabajo no hayan revisado la pila de producto y creado un plan factible, recordemos que los equipos de desarrollo saben mejor que nadie qué es posible y qué no, no podremos iniciar una ejecución con garantías de éxito.
• Crisis: el borrador del plan puede representar una auténtica jarra de agua fría de realidad para Product Management. Es el momento de la crisis, de cotejar deseo con factibilidad y tomar decisiones. Recordemos que crisis también significa oportunidad.
• Plan inicial: para converger la factibilidad un poco más hacia la intención podemos darle una segunda vuelta de tuerca a los planes, basándonos en ajustes identificados en la crisis.
• Alineamiento: los planes iniciales representan la factibilidad, y si negocio los acepta habrá pleno alineamiento entre negocio y ejecución, queda claro lo que es posible construir y los equipos se sienten convencidos del plan inicial. Esto lleva a su vez al compromiso y a tener todos los números para un plan inicial que admita cambios y que termine en una ejecución exitosa.

La razón del porqué de dos días está en la crisis, en el evento de revisión de managers (management review) que ocurre al final del primer día:

Agenda de una PI Planning con los puntos a tratar y quienes intervienen en cada paso - gracias Ángel por la foto

Para la revisión de managers los equipos de desarrollo habrán terminado su jornada y se habrán ido a casa, quedan los Business Owners, Product Managment, RTE, arquitectos y otros líderes y directivos que han recibido un plan impregnado de realidad que probablemente no cuadre al 100% con sus deseos expresados en la pila. Es el momento de aprendizaje sobre lo que es factible, y decidir que ajustes hacer para llevar el segundo día de la PI Planning para acercar así los planes un poco más al deseo. Preguntas que deben de hacerse los managers:

Preguntas en la revisión de managers - cortesía de Pixabay

• ¿Qué acabamos de aprender?
• ¿Necesitamos ajustar la visión? ¿Alcance?
• ¿Necesitamos ajustar la dotación de personal?
• ¿Hay cuellos de botella?
• ¿Esta solución será viable a largo plazo?
• ¿El plan equilibra los objetivos de negocio y de TI?
• ¿Qué decisiones debemos tomar entre hoy y mañana para resolver las brechas?

Los ajustes resultantes son cosas que comunicaran a los equipos al día siguiente para que éstos replanifiquen en la medida de los posible, son ajustes del tipo:

• Prioridades de negocio
• Ajustes de la visión
• Cambios de alcance
• Realineamiento de trabajo y equipos

Resaltar que los ajustes no pueden ser directamente sobre los planes de los equipos, eso les quitaría la propiedad sobre sus planes y por tanto anularía su compromiso. Vayamos pues al porqué de PI Plannings de dos días.

Estamos acostumbrados a la contabilidad de costes poniendo el foco en la eficiencia y en la productividad, y desde esta perspectiva parece que hacer la PI Planning en un día es más eficiente y menos costoso. La realidad es que esa perspectiva ignora el coste de la demora, el coste por no hacer la PI Planning en dos días, el coste por no obtener un plan verdaderamente factible y comprometido por todo el mundo.

Mentes cansadas que han de crear el plan inicial al final de una larga jornada no tendrán el estado mental óptimo para un plan de este calibre. Con una PI Planning de dos días, donde el plan inicial lo elaboran personas despiertas y lúcidas, evitará meses de posibles retrasos por un plan elaborado sin la dedicación adecuada.