¿Tablero Kanban físico o virtual?

Scrum diario ante un tablero Kanban

Si tienes un equipo distribuido geográficamente no te queda otra opción que usar una herramienta virtual como iceScrum, Redmine, Jira o Kunagi, y si los miembros del equipo trabajan en franjas horarias diferentes se ha de plantear una solución específica diferente a una reunión diaria o daily-scrum de todo el equipo ante un tablero Kanban físico.

Pero en la situación común, donde el equipo coincide físicamente, lo ideal son los tableros Kanban físicos. Scrum está orientado a personas y tiene en cuenta como funcionamos las personas.

Hay una conexión entre nuestra mano y el ojo que hace que cuando usamos los dos se fijen las cosas en nuestra cabeza, yKanban, que es gestión visual, hace que las personas visualicen claramente el proyecto. El tablero si es físico se convierte en nuestro punto de referencia, por tanto una de las recomendaciones de Scrum es que el tablero Kanban esté siempre a la vista de todo el equipo.

Entre otras el tablero es un irradiador de información, y si está presente en todo momento y muestra lo que se está haciendo, apoya y focaliza a las personas en lo que más valor aporta y permite que se regulen a si mismos.Con el tablero creamos visibilidad y foco para todo el el equipo conectando personas, conocimiento y creando entendimiento compartido.

Cuando el equipo se reúnen físicamente ante el tablero toma consciencia del avance y de que el éxito del proyecto es una responsabilidad compartida con un objetivo único para todos.

Yo he vivido que ocurren cosas como:

• Ves a un compañero tuyo que alza la vista, mira el tablero y asienta. (El tablero es su referencia y ha tomado una decisión en base a la visión completa del sprint).
• Ves a dos compañeros ante el tablero discutiendo sobre algo. (El tablero vuelve a ser una referencia y sitúa a los dos en un contexto de sprint completo).
• Al participar todos ante el tablero Kanban en la reunión de daily-scrum, todos están informados de la situación del sprint completo. (El tablero vuelve a ser un referente para el todo el conjunto del equipo).
• Una historia de usuario lleva mucho tiempo en la columna de en curso, el equipo se da cuenta y busca de forma autoorganizada la solución al problema.

Todas estas cosas no ocurren si como individuos miramos un tablero virtual, no es una acción del equipo completo. Se pierde la comunicación entre el equipo, y una persona sola tiende a mirar solo lo que le interesa o lo que le rodea inmediatamente. Un tablero virtual puede ser una solución perfectamente válida si todo el equipo está conectado y presente, aunque la solución óptima, si es posible, siempre será la comunicación síncrona ante un tablero Kanban físico.

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Actualización marzo 2021

Miro con diferentes tableros virtuales

7 años después de escribir el post original nos encontramos en plena pandemia del COVID-19. La humanidad ha tenido que pasar por nuevas experiencias de las que ha aprendido nuevos hábitos, lo que ha cambiado para siempre la forma de vivir y por tanto la de trabajar, de hecho el teletrabajo y las herramientas virtuales son la nueva normalidad en muchos ámbitos.

Las colaboraciones a través de videoconferencia se han vuelto la norma, y las herramientas virtuales como tableros Kanban virtuales han resultado ser una manera eficiente de dar un punto de referencia a los equipos y así potenciar la comunicación y colaboración. Hemos adquirido y madurado las plataformas digitales de manera que ahora tenemos las adecuadas para el teletrabajo. Por otro lado las personas hemos desarrollado los conocimientos y habilidades necesarias para ello. ¡Hemos aprendido mucho!

Respecto a la comunicación por videoconferencia hemos aprendido a potenciar el lenguaje verbal, especialmente en la entonación de voz, ¡para cubrir alrededor de un 55% de la comunicación!

Y también hemos aprendido sobre el uso tableros virtuales, nos hemos familiarizado con el amplio abanico de posibilidades de las plataforma digitales:

• Tableros de colaboración virtual tipo whiteboards como Miro, ConceptBoard y Mural que han incorporado multitud de elementos como post-its, gomets, cronómetros, sistemas de votación... que dan total creatividad a los equipos, como si se tratara de tableros físicos.
• Gestor de pilas como JIRA, VersionOne y SeviceNow que proveen de tableros Kanban semiautomatizados y que proveen de métricas y gráficos para el análisis.

A parte de la sorpresa de ver como todo esto funciona, mi sorpresa fue mayor todavía al confirmar que esos tableros virtuales sirven de puntos de referencia y comunicación para y entre equipos. Proporcionan más visibilidad todavía, si queremos ver tableros de otros equipos o tableros comunes estos son fácilmente visitables, están delante nuestro, en la plataforma digital y no hace falta desplazarnos para verlos.

Hace 1 año jamás hubiera dicho que los tableros virtuales pudieran funcionar tan bien como lo hacen. Aunque sus beneficios sean mejor de lo esperado creo que no superan la pérdida de la comunicación no verbal asociada a las limitaciones de la videoconferencia, que limitan la imagen a poco más que a las caras.