¿Cómo combinar un software de gestión de tareas con tableros físicos?

Elena Moreno dándo el seminario ¿Cómo Confluence y Jira
nos pueden ayudar en nuestros proyectos ágiles?

Hace poco asistí a un seminario que dio Elena, una compañera coach ágil, sobre cómo Confluence y Jira pueden ayudarnos en los proyectos ágiles. Al final de la sesión le dije que me había hecho feliz, ya que me dio la solución a la dicotomía de conciliar los tableros físicos y los virtuales.

Cuando las compañías se plantean introducir una herramienta con la que registrar y hacer seguimiento de sus historias de usuario y tareas suelen decantarse por una herramienta tipo JIRA o Redmine en su versión Agile. Son herramientas que suelen estar ya instaladas y que se utilizan para la gestión de proyectos con las metodologías establecidas, usualmente en cascada. Lo que suele gestionarse en estas herramientas son tareas, de las que se registran las horas estimadas y se hace seguimiento a través de las horas realizadas.

Uno de los inconvenientes es que se mezclan peras con manzanas, ya que las horas estimadas, que se miden en horas ideales, son una medida de esfuerzo (trabajo), y las horas realizadas, se miden en tiempo transcurrido y representan duración. Realmente la métrica que reflejamos en la herramienta es el tiempo invertido, y esta métrica no representa la productividad del equipo.

En Agilidad ponemos el foco en la entrega, considerando esta como un conjunto de elementos que tienen valor de negocio, como lo son las historias de usuario, finalizadas según la definición de hecho e instaladas en un entorno al que los usuarios finales tengan acceso. La suma de las estimaciones, en horas ideales o puntos de historia, de aquellas que el equipo entrega a final del sprint, representa la velocidad del equipo, y esta si es una métrica de la productividad.

Como podemos ver, los elementos de los que es interesante hacer seguimiento son las historias de usuario, aquellos elementos que agregan valor una vez entregados y que al fin y al cabo recorren la cadena de valor del producto y de los que es interesante tener trazabilidad.

Las tareas son elementos fungibles, nacen al principio del sprint en la planificación de sprint, y mueren al finalizar este. Por supuesto debemos de ser capaces de hacer seguimiento y poder ver el avance del sprint a partir de las mismas, pero su ciclo de vida es muy corto.

Informes de Jira Agile

Las herramientas como JIRA aportan multitud de informes y gráficos para el seguimiento, son una opción ideal para hacer seguimiento de los elementos que dan valor a negocio. Estos son elementos de larga duración, nacen en la pila de producto y su ciclo de vida acaba una vez están instalados en producción y se hayan tomado métricas como el ROI (Retorno de Inversión). Por tanto las herramientas como JIRA, con sus tableros virtuales, son una herramienta excelente para la gestión y seguimiento de epics, historias de usuario y releases.

A nivel de tareas, y recordemos que estas las definen los equipos y se las autoasignan los miembros en las sucesivas reuniones diarias, las necesidades que debe de cubrir un tablero son ser punto de referencia, conectar a las personas y ser herramienta de comunicación en el equipo. A diferencia de un tablero que refleja historias de usuario con ciclos de vida largos y para un número relativamente reducido de Propietarios del Producto, el tablero para tareas con un ciclo de vida corto, debe de ser útil para un grupo mayor, de entre 3 a 9 miembros de equipo.

La solución ideal para los equipos y sus tareas son los tableros físicos, muestran la imagen completa del sprint, son fáciles de gestionar (mover los post-its), siempre están visibles con lo que irradian con fuerza y se vuelven punto de referencia con facilidad. El hecho de que los equipos tengan que dibujar los burndowns es otra ventaja, porque al hacerlo los miembros interiorizan el avance del sprint conviertiéndo este gráfico en una poderosa herramienta para la toma de decisiones en equipo.

Tablero de Scrum físico

La conclusión, y de ahí mi alegría, es que la conjunción de tableros virtuales para elementos que agregan valor y que requieren seguimiento a largo, junto tableros físicos para elementos de trabajo de vida corta y que requieren de microplanificación con todos los miembros del equipo presentes, es una solución excelente.

Tuve un equipo que por razones ajenas a los mismos tuvo que dejar de trabajar con Scrum, llevaban ya tres meses con las ceremonias de Scrum reuniéndose diariamente ante el tablero físico, y cuando apenado tuve que notificarles que dejaría de ser su Scrum Master, me pidieron que por favor les dejara el tablero físico, que aunque tuvieran que volver a su metodología clásica el tablero les estaba siendo de gran utilidad facilitándoles mucho la coordinación.

Mis agradecimientos a Esther, Dani, Juan, Raúl, Daniel, Noelia y Santi y a su tablero que les ayudó a ser un equipo ganador.