sábado, 6 de febrero de 2021

¿Cómo reabastecemos nuestro tablero Kanban?

Replenishment Meeting remota - gracias Javi, Sara y María
El evento en el que los equipos de servicio seleccionan nuevas peticiones o elementos de trabajo para el siguiente periodo y reabastecen su tablero Kanban se denomina Replenishment/Commitment Meeting. Es una de las reuniones del ciclo de eventos de Kanban.

En esta reunión, y con base a un sistema de arrastre en función de la disponibilidad de las opciones y la capacidad del sistema Kanban, el equipo determina con qué elementos de trabajo se compromete y los lleva a la columna "Ready" del tablero. Con ello se proporciona claridad al flujo de trabajo y se crea un entendimiento compartido sobre en qué se está trabajando y cuándo.

La cadencia habitual del evento es semanal, aunque dependiendo de la tasa de llegada de peticiones, esta puede producirse bajo demanda. Las organizaciones menos maduras suelen tener problemas con el reabastecimiento bajo demanda y prefieren la cadencia de eventos predecibles. El reabastecimiento bajo demanda es posible cuando el esfuerzo de coordinación es bajo y los Business Owners tienen alta disponibilidad y cercanía con el equipo.

Asisten los equipos, o representantes de los mismos, y los Business Owners que estén involucrados en el flujo de trabajo. Dado que los elementos de trabajo se comprometen es importante que estos estén claramente definidos, tanto la funcionalidad, los aspectos técnicos y posibles dependencias con otros equipos; se produce:
  • Toma de decisión colaborativa sobre qué elementos de trabajo llevar a cabo y comprometerse a entregarlos con éxito al cliente final.
  • Identificación y análisis de dependencias y/o riesgos que el equipo debe conocer antes comenzar a trabajar en los nuevos elementos de trabajo.
La naturaleza del trabajo de los equipos que operan bajo Kanban, como por ejemplo los equipos de mantenimiento y los de sistemas, suele ser más reactiva que la de los equipos que usan Scrum. También para éstos es beneficioso expresar una meta para el siguiente periodo, esta les permite entender el propósito y estar seguros de que esta es alcanzable, y así poder comprometerse con los elementos de trabajo y los acuerdos de nivel de servicio (tiempos de respuesta).

Para asegurar que todo el equipo cree que la meta sea alcanzable se puede hacer el siguiente chequeo:
  • ¿Creéis que se puede alcanzar la meta? Puntuad levantando los dedos de una mano del 1 al 5 (1=no lo creo, 2=probablemente no, 3=tal vez no, 4=probablemente sí, 5=definitivamente)
  • Si la puntuación mayoritaria está en 1 o 2 discutir qué se precisa para mejorar:
    • Eliminar un impedimento
    • Aliviar un cuello de botella
    • Reducir el alcance
    • Ajustar la meta
El evento puede llevar a cambios de comportamiento como:

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