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| Team Replenishment Meeting remota - gracias Javi, Sara y María |
Es una de las reuniones del ciclo de eventos de Kanban que en el nivel 1 del modelo de madurez Kanban (KMM), a nivel de equipo, se denomina Team Replenishment Meeting, o reunión de reposición del equipo.
En esta reunión, y con base a un sistema de arrastre en función de la disponibilidad de las opciones y la capacidad del sistema Kanban, el equipo determina con qué elementos de trabajo se compromete y los lleva a la columna "Ready" del tablero.
La duración máxima de la reunión son 30 minutos y la cadencia habitual del evento es semanal, aunque dependiendo de la tasa de llegada de peticiones esta puede producirse bajo demanda. Las organizaciones menos maduras suelen tener problemas con el reabastecimiento bajo demanda y prefieren la cadencia de eventos predecibles. El reabastecimiento bajo demanda es posible cuando el esfuerzo de coordinación es bajo y los Business Owners tienen alta disponibilidad y cercanía con el equipo.
Asisten los miembros del equipo, o parte del mismo, y los Business Owners que estén involucrados en el flujo de trabajo. Dado que los elementos de trabajo se comprometen es importante que estos estén claramente definidos, tanto la funcionalidad, los aspectos técnicos y posibles dependencias con otros equipos; se produce:
- Toma de decisión colaborativa sobre qué elementos de trabajo llevar a cabo y comprometerse a entregarlos con éxito al cliente final.
- Identificación y análisis de dependencias y/o riesgos que el equipo debe conocer antes comenzar a trabajar en los nuevos elementos de trabajo.
La naturaleza del trabajo de los equipos que operan bajo Kanban, como por ejemplo los equipos de mantenimiento y los de sistemas, suele ser más reactiva que la de los equipos que usan Scrum. También para éstos es beneficioso expresar una meta para el siguiente periodo, esta les permite entender el propósito y estar seguros de que esta es alcanzable, y así poder comprometerse con los elementos de trabajo y los acuerdos de nivel de servicio (tiempos de respuesta).
Para asegurar que todo el equipo cree que la meta sea alcanzable se puede hacer el siguiente chequeo:
- ¿Creéis que se puede alcanzar la meta? Puntuad levantando los dedos de una mano del 1 al 5 (1=no lo creo, 2=probablemente no, 3=tal vez no, 4=probablemente sí, 5=definitivamente)
- Si la puntuación mayoritaria está en 1 o 2 discutir qué se precisa para mejorar:
- Eliminar un impedimento
- Aliviar un cuello de botella
- Reducir el alcance
- Ajustar la meta
El evento puede llevar a cambios de comportamiento como:
- Cambios de política
- Decisiones sobre qué y como arrastrar
- Cambios en el sistema Kanban, que se llevarán a la standup diaria o Kanban Meeting
En el nivel 2 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Team Replenishment Meeting se sustituye por la Workflow Replenishment Meeting, o reunión de reposición del flujo de trabajo, donde colaboran los diversos equipos involucrados en el flujo de trabajo del servicio. Su propósito es que los equipos relacionados con un servicio seleccionen las peticiones a llevar a la columna "Ready".
De forma similar a la reunión de reabastecimiento de equipo, los equipos del servicio determinan en base a un sistema de arrastre con qué elementos de trabajo se comprometen y los lleva a la columna "Ready" del tablero. Con ello se proporciona claridad al flujo de trabajo y se crea un entendimiento compartido sobre en qué se está trabajando y cuándo.
La duración máxima de la reunión son 30 minutos y la cadencia habitual del evento es semanal, asisten representantes de los equipos y los Business Owners que estén involucrados en el flujo de trabajo.
En el nivel 3 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Workflow Replenishment Meeting se sustituye por la Replenishment Meeting, o simplemente reunión de reposición, cuyo propósito es decidir junto con el cliente y los interesados de negocio las solicitudes de trabajo para el próximo período.
Se tratan las solicitudes disponibles que cumplen los criterios de selección y se llevan a "Ready", lo que representa dos compromisos:
La duración máxima de la reunión es de 1 hora y la cadencia habitual del evento es entre semanal y mensual. Asisten representantes de los equipos, SDM (Service Delivery Manager), SRM (Service Request Manager) y los Business Owners que estén involucrados en el flujo de trabajo.
Pueden llevarse observaciones de la reunión a la Service Delivery Review para un análisis adicional del sistema Kanban.
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