¿Qué ceremonias podrían servir dentro del chapter?

Chapter Meeting :-D

En mi post sobre el Chapter Lead, en los comentarios, David lanzó esta pregunta que me pareció muy interesante y a la que quiero dedicar este post.

Recordemos que un chapter es un foro para compartir conocimiento y fomentar la innovación. Los mejores resultados siempre se logran en colaboración, el todo siempre es más que la suma de las partes, así que, permitiendo que los expertos de una disciplina incorporen diferentes opiniones y perspectivas en las decisiones del chapter, hace que los resultados sean excepcionales y estén alineado con la tribu y la empresa.

Quiero exponer en este post los tres tipos de eventos/reuniones que utilizamos y nos funcionaron muy bien. Los dos primeros fomentan el pensamiento sistémico (System Thinking) para que el chapter siempre piense y actúe de forma holística, y el tercero el desarrollo de las personas miembros del chapter.

Chapter Meeting (Chapter-Sync): reunión a nivel de la tribu en la que se sincroniza y alinea el chapter; donde los miembros de diferentes squads tratan desde su expertise cómo se deben hacer las cosas. Se comparten problemas, dudas, prácticas, conocimientos, definición de estándares de trabajo, herramientas, se busca y da ayuda, se identifican puntos de mejora y se establecen temas en los que deben mejorar o formarse.

Los temas se recogen en el chapter backlog que se gestiona de la misma manera que una típica pila de producto. Estos temas se priorizan por votación de los miembros del chapter, luego son analizados y presentados en próximos chapter meetings o, dependiendo de tamaño e importancia, en reuniones específicas. El Chapter Lead es responsable de la transparencia del backlog y de la coordinación de temas que tengan que ver con otros chapters o squads.

La cadencia que aplicamos al evento es con cada sprint (cada 2 semanas). Hacerlo con cadencia semanal o mensual también está bien, aunque como mínimo debe de ser mensual. La duración es de 1h a 1h30min y deben de asistir todos los miembros del chapter, incluido Chapter Lead. La agenda del evento es variable, puntos que son usuales:

• ¿Estamos alineados con la estrategia de la tribu?
• ¿Hay novedades y conocimientos a compartir?
• ¿Hay riesgos, problemas, dudas, impedimentos a resolver?
• Revisión e inclusión de temas en el chapter backlog
• Swarming sobre el/los temas del backlog a tratar en esa sesión

Comunidad de prácticas - cortesía de Pixabay

Comunidad de prácticas: otro mecanismo para fomentar chapters excelentes es proporcionar CoPs a modo de gremio transversal, o guild, a todas las tribus dentro del ámbito del chapter. Los gremios tienen un carácter más formal e institucional que otras CoPs, por tanto tienen un papel más relevante que los Chapter Leads deben impulsar.

El evento lo moderan voluntarios que facilitan las sesiones según las reglas que el gremio haya establecido:

• Intercambio de información sobre últimas novedades y desarrollos
• Compartición de tendencias, experiencias, mejores prácticas,
• Realización de formaciones internas, hackatons, entrenamientos, experimentos
• ...

Los miembros del gremio se reúnen preferiblemente de forma regular, una buena cadencia es entre mensual y trimestral. Es de asistencia libre, pueden unirse y contribuir libremente todos los interesados, sean o no del chapter.

Reunión uno a uno - cortesía de Pixabay

Reuniones uno a uno en base trimestral el Chapter Lead, que lidera el desarrollo y madurez de los profesionales del chapter, mantiene una reunión con cada miembro del chapter.

En esta reunión se tratan temas sobre como evaluar el desempeño individual, dar feedback, tratar iniciativas para desarrollar las capacidades adecuadas según las necesidades de la tribu, establecer los objetivos de desarrollo profesional contando con la persona y actividades de coaching y mentorización.

Aunque el Chapter Lead no sea un jefe sino un líder al servicio, también trata en esta reunión temas laborales: vacaciones, aumentos de salario, permisos etc.