¿Cómo implantar Agilidad en una empresa?

Agilidad - Scrum

El tema de la transición de gestión de proyectos en metodología tradicional (predictiva) a Agilidad (evolutiva) es tema de amplio debate e interés en los cursos. No se trata de un simple cambio de metodología, de nuevas reglas y prácticas, sino de que va acompañado de un cambio cultural muy profundo que ha de producirse en la mentalidad de cada uno de nosotros.

El cliente ha de ser consciente de que parte de lo quiere, una visión incompleta de lo que necesita, sabe lo que quiere pero no lo que necesita, y por tanto no ha de pensar en términos tradicionales de cerrar en alcance-plazo-coste. El enfoque ágil es construir a cachos, con entregas frecuentes, de manera que entre cacho y cacho pueda redefinir según le marque su mercado. Construirá mientras los cachos le den valor a su negocio o mientras el presupuesto lo permita.

Ha de cambiar esa forma de pensar que trata de buscar un proveedor como si de una "novia" se tratase, para luego "casarse" con ella y darle el proyecto. Hay que aprender a buscar un partner, alguien que camine a nuestro lado y nos haga crecer en una relación win-win. La confianza y el compromiso se irán construyendo con cada sprint, y si no engarzáramos con ese partner, hay que ser ágil y buscar otro partner. Todo ello sin prejuicio para ambas partes, simplemente cliente y proveedor no han engarzado.

El proveedor ha de ser partícipe de la misma perspectiva; no ofrecer un proyecto a alcance-plazo-coste cerrados, sino dar la bienvenida a los cambios y dar respuesta rápida en la puesta en el mercado de lo que le da valor al cliente.

La estructura se vuelve más plana, un jefe de proyecto no tiene cabida, la persona si, en función de sus habilidades cambiarán sus responsabilidades a Propietario del Producto o a Scrum Master, incluso a mentor u experto técnico, ya que para un equipo comprometido y autogestionado el rol del jefe de proyecto puede anular al equipo ágil. También los miembros del equipo han de cambiar su forma de pensar, han de sentir que van en el mismo barco, que están comprometidos con el objetivo y éxito de todo el equipo, no solo con el individual. No ha lugar a especialistas en su reino, se requiere actitud de colaboración y compartición de conocimiento, tanto técnico como funcional. Hemos de estar abiertos a ser un equipo multifuncional, especialistas en lo nuestro pero interesados en lo que nos rodea.

Visto lo anterior se puede comprender que no es trivial transformar una empresa a ágil. La Agilidad se basa en cambiar de mentalidad, implementar gestión de personas (motivación, compromiso, fidelización...), rodar, fallar, coger experiencia, revisar, adaptarse, aprender y mejorar continuamente, por tanto se trata de empezar para ir evolucionando y madurando hacia la Agilidad.

Ese punto de partida es donde entra Scrum. Scrum se concibió como una marco de trabajo para llevar a las empresas hacia la Agilidad. Todo los elementos de Scrum, sus roles, sus artefactos y sus reglas están pensados para iniciar a las empresas en la Agilidad y crear el ambiente propicio para que se den los cambios de mentalidad necesarios. Las propias reglas de Scrum, como no poder intervenir en el equipo durante un sprint, ya se encargarán de "romper" los hábitos culturales.

Por tanto es tan simple como suena, tomar la decisión de implantar Scrum y aplicarlo al 100% (al 100%, no al 99%...), sus reglas son pocas y fáciles de entender, de hecho pensándolo un poco son de sentido común.

¿Qué ocurrirá? Que de repente habrá entregas cada dos semanas y eso hará que el estrés propio de un proyecto se traiga al principio del proyecto. De igual manera todos los riesgos se trasladarán al principio del proyecto, de pronto habrá una fecha a la vista en que posiblemente habrá que subir algo a producción, si no es en el primer sprint será en el segundo o tercero. Todos, interesados, negocio y equipo entrarán en una fase de aprendizaje en que todos los impedimentos se harán visibles y se deberán de resolver a corto. Eso es algo buenísimo, porque equivocarse al principio permite aprender, mejorar y crecer, aunque al principio siempre va a haber mucha resistencia al cambio.

Los beneficios de Scrum no se hacen patentes enseguida, usualmente sus bondades se ven a partir del tercer sprint. Los beneficios son muchísimos, entregas cada dos semanas, con lo que todos los ciclos se reducen a dos semanas, cada segundo viernes el equipo se va a casa para el fin de semana con sensación de trabajo bien hecho y acabado, lo que redunda en equipos motivados, igual que los clientes y negocio que sienten que el producto avanza y que tienen el control sobre rumbo del producto. Una vez maduros, los equipos habrán incrementado su productividad en hasta un 400%, y eso ¡sin sobreesfuerzos!

El mensaje que quiero dar es, que aunque Scrum sea muy fácil de entender y hagamos todos los preparativos estratégicos, puede ser muy difícil de poner en marcha, eso dependerá de la cultura de la compañía.

¡La cultura se merienda a la estrategia!

Se puede poner en marcha de hoy para mañana, habrá un bajón en la productividad pero como mucho durante 2 sprints. Lo importante antes de iniciar Scrum es dotarse de un Scrum Master experimentado, asegurarse de formar a los equipos, al Propietario del Producto y al cliente, y muy importante, abrir canales de comunicación entre equipo y cliente/usuarios, y no me refiero a nada tecnológico, sino hacer que se conozcan, si no es en presencial hablándoles a unos de los otros. Es importante que usuarios y equipo sepan quien hay al otro lado, que sientan empatía los unos por los otros, eso abre canales y hará que tomen mejores decisiones.

Una vez la empresa haya rodado y esté madura en Scrum, será el momento de introducir nuevas prácticas ágiles que hagan que las cosas funcionen aún mejor y hagan que Scrum se adapte a la empresa. En Scrum Manager conocemos estos dos estadios como Scrum técnico y Scrum avanzado, estos están representados en el cuadro de Niveles de Scrum que se encabeza con la frase "Has aprendido a avanzar en Scrum cuando sabes romper las reglas".

Cierro con un texto del libro Lean from the Trenches de Henrik Kniberg que resume la vivencia de empresas y equipos una vez han transicionado a Agilidad.

Henrik Kniberg - Lean from the Trenches