¿Cuáles son los aprendizajes sobre infraestructura para PI Plannings remotas?

Ejemplo de cada tipo de herramienta

Ya llevamos más de medio año afectados por el COVID-19, y eso nos ha llevado a efectuar todo tipo de eventos de trabajo de forma remota y dispersa, entre ellos la PI Planning. En este post quiero abordar los 5 tipos de herramientas digitales que necesitamos para dotar a las PI Plannings de una infraestructura adecuada:

• Videoconferencia: La herramienta central que conecta todo y sirve de nexo y comunicación entre personas y artefactos. La sesión central de principio a fin de la PI Planning transcurre en esta herramienta, allí es donde las personas nos vemos las caras y colaboramos, y también donde compartimos información a través de chats y pantallas. La herramienta debe de incluir salas para grupos pequeños para las sesiones individuales de equipos. Estas salas deben de coexistir a la vez y ser visitables por cualquier persona; si un equipo necesita hablar con otro equipo u grupo, por ejemplo para para resolver una dependencia o aclarar una duda, ha de poder contactar y moverse fácilmente a través de las salas. Una opción excelente, y a fechas de hoy la más adecuada, es Zoom con sus breakout rooms. Necesitaremos una sala por equipo, una para Product Management, otra para arquitectura/sistemas/UX, una para el Scrum de Scrums, varias salas para conversaciones grupales esporádicas y también es muy recomendable una sala tipo cafetería para quienes estén descansando y/o quieran tener charlas informales.
• Backchannel: Canales de mensajería instantánea adicionales que sirvan para potenciar y acelerar la comunicación. Recordemos la PI Planning es un evento de alrededor de cien personas, o más, entre las que se producirán cientos de conversaciones. Algunas de estas conversaciones pueden producirse perfectamente en herramientas como Whatsapp o Slack. Slack es especialmente útil por su sistema de canales que permite estructurar fácilmente las conversaciones de forma similar a los breackout rooms de la videoconferencia, además de permitir conversaciones por pares entre todos los asistentes. Otra función clave del backchannel es ser canal secundario cuando la videoconferencia falle. Al ser un canal totalmente independientemente la combinación de ambos nos asegura que haya un canal de comunicación con todo el mundo en todo momento.
• Colaboración: Tableros de colaboración virtual tipo whiteboards para las sesiones de trabajo de los equipos, como lo son los tableros de los equipos, el Program Board, el tablero de Riesgos, un tablero Kanban para el progreso de evento, el canvas con la composición del tren (ART), un parking lot y otros. Estos tableros digitales son el punto de referencia para visibilizar el trabajo colaborativo de los equipos y del tren (ART). Se trata de herramientas como Miro, ConceptBoard y Mural. También podríamos utilizar herramientas como PIPLanning.app que están diseñadas exclusiva y únicamente para PI Plannings.
• Feedback: Herramienta que permita recoger feedback para sesiones como lo son el voto de confianza y la retrospectiva de final de PI PLanning. Mentimeter y Kahoot son herramientas de este tipo que además son adecuadas para pequeños rompehielos a lo largo del evento para mantener el nivel de energía alto.
• Gestor de pilas: Para la ejecución del PI es adecuado que el seguimiento de las pilas y del trabajo se realice en herramienta de gestión de proyectos ágiles, herramientas como JIRA, VersionOne y SeviceNow. Tableros colaborativos tipo whiteboard maximizan la colaboración síncrona y visibilidad en la PI Planning, y este tipo de herramientas de gestión facilitan la ejecución y colaboración asíncrona a lo largo del PI de pequeños grupos, como lo son los equipos.

La infraestructura para PI Plannings remotas y dispersas tiene sus retos con los que lidiar. Es crítico ensayar todos los aspectos y efectuar un ensayo general previo a la primera PI Planning. Mi consejo clave se podría resumir en: "probar, probar, probar... y probar otra vez".

Hemos de asegurarnos que todos los asistentes estén capacitados para el uso de todas las herramientas a utilizar; y que todos ellos tengan acceso a la infraestructura con los permisos necesarios. Por otro lado debemos de asegurarnos que la infraestructura pueda hacer frente a esa cantidad de usuarios concurrentes, no olvidemos que las VPNs se convierten fácilmente en un cuellos de botella. Y no nos olvidemos de las licencias, si una licencia hubiera de fallar o expirar sin duda ocurrirá en la PI Planning.

Todos los asistentes deben de tener cámaras y micrófono, y pensemos que el hecho de que un portátil tenga una cámara y micrófono no significa que esté preparado para funcionar el día de la PI Planning... podemos asegurarnos a través de los Scrum Masters, por ejemplo, que todos los miembros de los equipos tengan capacidad de videoconferencia.

PI Planning con videoconferencia por Zoom, tableros colaborativos en Miro y voto de confianza con Mentimeter