¿Se puede utilizar una retrospectiva para hacer team-building?

Grupo en etapa de formación de equipo

De hecho las retrospectivas son un evento que de por si hace team-building, pero puede que en alguna situación necesitemos hacer una retrospectiva dirigida especialmente a darle dirección e identidad al equipo de desarrollo.

Me encontré con una situación en la que de un equipo que funcionó exitosamente con Scrum, solo quedaron dos miembros originales, y en el que se incorporaron a posteriori cuatro profesionales nuevos. Después de mes y medio trabajando juntos no habían recuperado el ritmo del equipo original. Observándolos me di cuenta que la carencia estaba en la falta de unidad, confianza y autoorganización.

Cuando de forma disruptiva un equipo se ve reducido a la mitad y se incorporan nuevas personas, ocurre que los miembros originales sienten frustración. Con los miembros nuevos no hay la confianza como con los de siempre, no tienen el mismo conocimiento compartido y por otro lado se produce un sentimiento de pérdida de pertenencia a un equipo que una vez fue ganador. También está el pasar del tiempo que idealiza la cosas, nos olvidamos de los malos momentos, y de forma inconsciente ponemos resistencia a la aceptación de los nuevos miembros. Es necesario que los miembros del equipo original pasen su duelo antes de formar equipo con los nuevos. Estos últimos por supuesto notan todo esto y a su vez se comportan con matices de a la defensiva, con lo que el proceso de formación de equipo se hace más arduo y se hace necesario un buen acompañamiento de un Scrum Master experimentado.

Decidí cambiar la técnica de la retrospectiva para enfocarla sobre el equipo e intentar desvelarles aquellas cosas que quisieran llevarse a su relación como equipo. Para ello me basé en una técnica de coaching para desvelar bordes dobles que ayuda a los equipos en los cambios que les sobrevienen y a encontrar su camino.

El tablero tiene 4 columnas que se pueblan de forma secuencial, trabajándolas de una en una:

• ¿Qué somos? Igual que en otras técnicas de retrospectiva los asistentes escriben en post-its, esta vez todo aquello que sienten que son como equipo. Cuando buscan lo que son están buscando cosas que tienen en común y que les unen, eso es una buena base para empezar a encontrar su camino. Una vez escritos los post-its estos se pegan de uno en uno en la columna y cada miembro explica lo que ha escrito. Dado que esta retrospectiva va directa a la parte emocional de las personas cabe no esperar demasiados post-its, ni que todos los miembros participen. Es cuando conversan sobre alguno de los post-its es donde se ve la potencia de la técnica, es cuando se desbloquean y sus conversaciones se vuelven vivas e impregnadas de profundidad emocional.
• ¿Qué no somos? Una vez concluida la pregunta anterior los asistentes escriben post-its con lo que consideran que no son. Es una pregunta difícil, aunque ellos saben perfectamente lo que no son y qué fuera deseable ser, es algo difícil de expresar cuando la identidad del equipo no esta formada. Les podemos ayudar diciéndoles que recuerden equipos en los que participaron y fueron excelentes, aquellos con personas con las que volverían a formar equipo sin dudar.
• ¿Qué no somos que quisiéramos ser? Esta es la pregunta clave en la que habiendo convergido en lo que no son, emerge lo que pueden y quieren ser. Podemos decirles que cierren lo ojos y se visualicen en el futuro, piensen en cómo se ven como equipo a un año vista. Que miren alrededor, huelan el ambiente, escuchen lo que les rodea... y que escriban aquello que hace especial a ese equipo del futuro.
• Plan de acción: En la fase final de la retrospectiva los asistentes buscan planes concretos para todo aquello de la columna anterior que sea susceptible de poner en marcha, esas son las mejores acciones desde dentro para un team-building exitoso. Como Scrum Master podemos aprovechar y reforzar Scrum explicando como los objetivos de los eventos de Scrum propician la formación de equipos integrados y ganadores.

Ejemplo del resultado de una retrospectiva de team-building

Siempre pongo una columna de agradecimientos, esta crea mucha energía positiva que desbloquea posibles reticencias con cada post-it que se le agrega.