¿Qué podría ser una guía para el trabajo remoto?

#YoMeQuedoEnCasa y #YoTrabajoEnCasa, gracias Belén @bgcampa

Uno de los grandes aprendizajes del confinamiento por el COVID-19 es el haber impulsado verdaderamente el teletrabajo, un teletrabajo distribuido en el día a día en todas sus dimensiones. Los trabajadores del conocimiento llevamos meses trabajando en casa y nos coordinamos y comunicamos a través videoconferencias y herramientas colaborativas digitales.

Recordemos que no es lo mismo informar que comunicar, comunicar implica que la parte que da el mensaje tiene la responsabilidad de asegurarse que el mensaje llegué y se entienda correctamente. Actualmente la comunicación a través de los medios digitales conlleva un paradigma diferente y más que nunca la comunicación efectiva se ha vuelto crítica, tanto entre iguales como entre líderes y equipos.

Asistí a un meetup de Scaling Agile New York que trató sobre "Leading your organization in a remote environment (Agile & non-Agile)" en el que Bridgette Wilson de ezTagile expuso entre otras una guía para una comunicación efectiva en la situación actual.

La comunicación efectiva en el trabajo remoto viene marcada por 7 puntos clave:

• Invertir en tecnologías de mensajería que fomenten la colaboración: Si estamos teletrabajando y queremos ser productivos a través de una comunicación efectiva, necesitamos dotar a las personas de las mejores infraestructuras de comunicación posibles; necesitamos todo el hardware y software necesario para que las videoconferencias y los tableros virtuales funcionen eficientemente y sean fáciles de manejar. El coste de retraso por no dotar a todo el ecosistema de teletrabajo de las herramientas adecuadas puede ser muy alto en comparación con la dotación de esas infraestructuras.
• Establecer pautas para la comunicación: Colaborar de forma remota requiere acuerdos sociales adicionales o complementarios a las reuniones y eventos presenciales. Por ejemplo para fortalecer la comunicación en las videoconferencias es adecuado:
• Tener el vídeo encendido en la medida de lo posible, vernos permite leer gestos y expresiones faciales que nos acercan y nos conectan, potenciado así la comunicación sincrona.
• Tener el audio apagado mientras no hablemos para evitar posibles interferencias y ruidos ambientales que rodean a los asistentes.
• Levantar la mano para pedir turno para hablar o preguntar.
• Pausas frecuentes explícitas, como la técnica del pomodoro de 25 minutos por ejemplo, para que todos mantengamos la atención y estemos presentes.
• Asegurar clarificar las expectativas a los equipos: Para que nuestros equipos y sus miembros entiendan de qué están formando parte y fomentar su participación activa, es necesario hacerles entender la misión que les estamos encomendando y las expectativas que tenemos.
• Puntos de seguimiento individuales posteriores con los miembros de equipo: En presencial las conversaciones conllevan muchas comunicaciones en paralelo que alinean a las diferentes personas que participan, en remoto, y con la consecuente desconexión, es necesario cuidar de que las personas no diverjan en sus acciones con respecto a la misión del mensaje.
• Pedir feedback sobre la situación remota: Trata de aplicar la mejora continua y refinar continuamente la comunicación; hemos de encontrar nuestra receta para la comunicación más efectiva posible, y para ello hemos de tomar feedback de todos los implicados y buscar oportunidades de mejora de forma frecuente.
• Sobrecomunicar y ser claramente explícito: En eventos remotos ocurren momentos de personas en sombra, por ejemplo una distracción en su ubicación o una caída de conexión de la que no nos damos cuenta. En una sala presencial sabemos quienes están presentes y sabemos si ocurre algo. En remoto no tenemos esa visión completa de la sala y por tanto hemos de lanzar el mensaje con la mayor claridad posible, y repetirlo hasta que sintamos que ha llegado a todos.
• Transparencia, alineamiento y visualizar el trabajo: Haciendo visible toda información significativa de forma transparente en tableros virtuales o herramientas que permitan tanto una visión agregada como detallada, reforzaremos la comunicación y el alineamiento en todo el equipo.

"Leading your organization in a remote environment (Agile & non-Agile)" en el que Bridgette Wilson