¿Hay ejemplos de aplicación de límites WIP en nuestra vida cotidiana?

Estamos rodeados de sistemas Kanban y muchas veces no somos conscientes de ello. Recordemos que Kanban es un sistema de mejora de procesos basado en un sistema de arrastre con restricciones al trabajo en curso (Work In Process) y con visualización del flujo.

El trabajo en curso o WIP es una de las mudas o desperdicios de Lean Thinking, de por sí no aporta valor, retrasa el retorno de la inversión, oculta defectos, reduce la transparencia... La limitación de los niveles WIP expone las debilidades como son las ineficiencias del proceso, cosa muy deseable porque permite la mejora continua y optimizar el flujo ajustando el trabajo a la capacidad.

Unos niños juegan en Ikea, foto cortesía de teinteresa.es

La guardería de niños en el IKEA opera con un sistema Kanban con límte WIP; tenemos la puerta de entrada que representa el estado "pendiente", la zona de juegos que es el estado "en curso" y que está limitado por WIP, y finalmente la puerta de salida que es el estado "hecho".

La capacidad de un monitor para vigilar es de 10 niños, no más. Para no superar la capacidad del equipo de monitores hay una pared con chalecos, según el centro 30 o 50. Los chalecos son el límite WIP, cuando no quedan chalecos no pueden entrar más niños hasta que no salga alguno, de esta manera se asegura no superar la capacidad de los monitores ni por equivocación ni por influencia externa.

IKEA también limita el tiempo de ciclo; los niños están limitados a 1 hora en la guardería y para ello los padres reciben un intercomunicador para estar comunicados y ser avisados a tiempo.

El tráfico fluye después de un accidente - cortesía de Pixabay

Un accidente en la autopista a una hora punta que anula un solo carril.

En esta situación se reduce el número de carriles en el tramo del accidente, reduciendo de esta manera el limite WIP. Si recordamos experiencia pasadas nos daremos cuenta que una vez pasado el accidente la autopista se vuelve fluida como no es habitual a esa hora.

Los embotellamientos y atascos se producen sobre el 80% de la capacidad de las autopistas, si la autopista está por encima, anular un carril en un tramo reajusta el tráfico por debajo del 80% de capacidad, y eso hace que vuelva haber flujo. Aunque sea contraintuitivo, un accidente puede reducir el tiempo de ciclo de nuestro viaje, el tiempo desde que nos incorporamos a la autopista hasta que salimos de la misma.

Starbucks opera con Kanban
Cortesía de Pixabay

El Starbucks es un gran ejemplo de un sistema Kanban limitado por WIP.

Podemos distinguir 5 estados en el proceso, dos de ellos limitados en WIP.

1. La cola para ser atendido ante el área de cajeros representa el estado "pendiente".

"Post-it" en el Kanban de Starkucks
Cortesía de Pixabay

2. Clientes atendidos en alguna caja representan el estado "haciendo pedido". Aquí el cliente pide su café, el cajero anota el nombre y el tipo de café en el vaso, que es el elemento que recorre el flujo (similar a como lo hacen los post-its en los tableros Kanban de TI). Notemos que en este estado hay un límite WIP intrínseco determinado por el número de cajas abiertas.

3. Entre las cajas y la zona de preparación del café hay un buffer, una estado de "espera" donde el cajero coloca los vasos de café y de la que el barista recoge los siguientes pedidos cuando haya acabado con los actuales. Hay locales en los que esta zona tiene unos huecos redondos para colocar los vasos y que funciona a modo de límite WIP. Si todos los huecos están ocupados el cajero no puede colocar más pedidos. No siempre hay estos huecos, aunque el cajero sabe muy bien cuantos vasos puede haber en ese buffer, y, si exceden el límite WIP, este baja su ritmo y ofrece otros productos al cliente hasta que se libera la zona de espera.

Zona de preparación del barista "en curso"

4. El barista, un el profesional especializado en el café de alta calidad, toma los vasos y los lleva a la zona de preparación, el estado "en curso", y prepara a la vez siempre una cantidad de pedidos ajustada a su capacidad. Otro aspecto interesante relacionado con Kanban son los dosificadores de jarabes, cremas y caramelo, los vemos en la imagen de la derecha; son un auténtico poka-yoke ya que son de presión y dan la cantidad exacta de producto sin posibilidad de error.

5. Finalmente el barista llama por el nombre al cliente y coloca el vaso con el café finalizado en un mostrador que representa el estado "hecho".

Cajero enviado a ayudar en cocina para limitar el WIP de
entrada de pedidos - cortesía de freeimages

Los burgers también utilizan Kanban para gestionar su flujo, y lo hacen de manera muy similar a como lo hace Starbucks.

¿Alguna vez habéis estado haciendo cola en las cajas de Burger King, hay mucha gente y aparece un supervisor y manda cerrar una caja y al cajero a ayudar a la cocina?

Lo que está ocurriendo en ese momento es que la cocina esta desbordada, habiéndose convertido en un cuello de botella que está ralentizando el flujo. Cerrando una de las cajas el supervisor reduce el WIP de entrada, con lo que los pedidos se ajustan a la capacidad de la cocina y esta se desatasca. La posible ayuda del cajero en la cocina carece de importancia, su ayuda incrementará la capacidad de forma mínima, lo importante es la limitación en la entrada de pedidos.