miércoles, 30 de septiembre de 2020

¿Cómo justificar dos días de asistencia de todos los integrantes de un tren a una PI Planning?

La Program Increment (PI) Planning es un evento de dos días con una cadencia en entorno trimestral en la que se juntan todos los integrantes de un tren (ART), así como también sus interesados. Todas esas personas dejan de dedicarse a sus tareas habituales para dedicarse durante esos dos días a elaborar un plan de partida para los siguientes tres meses. Y ese coste es relativamente fácil de calcular...
Más/menos 100 personas trabajando juntas en una Program Increment Planning - thanks to Konjurer
Si pensamos en una PI Planning presencial tenemos toda clase de costes adicionales; los desplazamientos y hoteles que con suerte solo afectan a parte de los asistentes, una sala suficientemente grande y funcional que quizá sea una sala en un hotel, los desayunos, comidas y demás necesidades a cubrir en un grupo de tantas personas.

En una PI Planning remota tenemos costes de infraestructura, como son las licencias de herramientas de videoconferencia, tableros virtuales, backchannels en forma de chats... y otros costes como los de facilitadores y técnicos en las diferentes localizaciones para garantizar y maximizar la comunicación y colaboración durante el evento.

Si sumamos todos estos costes una PI Planning parece imposible de financiar... En repetidas ocasiones me han hecho la pregunta: ¿Cómo haces para convencer a una empresa para que gaste tanto presupuesto en este evento?

La variable que suele no tenerse en cuenta es el coste de retraso, el coste en que incurrimos si no hacemos la PI Planning. Hemos de confrontar ambos costes para darnos cuenta que es mucho más costoso no realizar PI Plannings que si hacerlas.

Los costes de una PI Planning tienen facturas y nóminas asociadas, es relativamente fácil hacer los números. Calcular el coste del retraso requiere más exploración, hablar con diferentes expertos y pedirles su estimación del coste del retraso en diferentes aspectos:
¿Qué pagarías por un tablero con las dependencias
resueltas de un grupo de más/menos 100 personas
para los próximos tres meses?
  • ¿Qué valor tiene para nosotros un plan trimestral factible, el resultante de la PI Planning, que tenga todos los números para cumplir con los objetivos comprometidos en el evento? Recordemos que se trata de un plan que afecta a más/menos 100 personas... en otras palabras, 100 personas han pensado durante dos días como construir el mejor producto posible a la primera. Y además resultando un plan equilibrado con la capacidad productiva de esas personas.
  • ¿Qué valor tiene para nosotros un alineamiento de lo que se construye con los objetivos de negocio? En la PI Planning todos ven y entienden el cuadro general de en lo que participan, por tanto tomaran decisiones acertadas y alienadas con negocio. Por otro lado las propias decisiones a todos los niveles se toman rápidamente, ya que todos estamos presentes y en estrecha comunicación.
  • ¿Qué valor tiene para nosotros la identificación y resolución de dependencias entre equipos y con otros servicios compartidos? ¿Qué valor tiene el tablero de dependencias? En él tenemos las dependencias resueltas del trabajo de un grupo de más/menos 100 personas que permite evitar bloqueos y posiblemente meses de retrasos.
  • ¿Qué valor tiene para nosotros la colaboración de más/menos 100 personas? El hecho de que un equipo, así como un equipo de equipos o ART, es mucho más que la suma de los individuos es ciencia, es dinámica de grupos demostrada una y otra vez a lo largo de décadas.
Hay empresas que hacen estos números y consideran la PI Planning como una ventaja competitiva frente a quienes no las hacen...

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