¿Qué técnica de retrospectiva es apropiada para tomar feedback del equipo y mejorar su eficiencia?

"Te Boat" del kit de retrospectivas de Spotify Labs - Thanks to
Martin Österberg, Behnosh Esni, Sara Rabiee & Zuza Majkowska

Si queremos trabajar la eficiencia de un equipo podemos utilizar la dinámica de retrospectiva conocida como "el barco" o "el velero". Trata de representar al equipo como un barco tomando rumbo a una isla con rocas dificultando el camino, la dinámica se basa en un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

El barco es una metáfora del equipo, la isla y las rocas representan influencias externas, y el sol es la zona para los agradecimientos.

• Debilidades: el ancla representa las debilidades internas del equipo, lo que lo frena, lo que lo limita y bloquea.
• Amenazas: las rocas y tiburones entre el barco y la isla representan las amenazas, impedimentos o riesgos externos al equipo que pueden complicar el camino del mismo.
• Fortalezas: Las velas representan las fortalezas del equipo, lo que lo hace fuerte, aquellas cosas que lo hacen avanzar.
• Oportunidades: La isla a lo lejos representa el objetivo a alcanzar, el objetivo del sprint, una release, el estado ideal, donde el equipo es bien visto y el cliente está encantado con el trabajo.
• Agradecimientos: No podía faltar el sol, una zona para que los miembros puedan dejar agradecimientos por cosas concretas a sus compañeros.

Dinámica de la retrospectiva

Resultado de una retrospectiva hecha con la técnica del barco

Todos los asistentes identifican por individual elementos de las cinco zonas del tablero y los escriben en post-its. Usualmente el Scrum Master cronometra 5 minutos para esta actividad. Les suelo decir a los asistentes que no tienen que esforzarse para sacar elementos, los importantes están ahí en nuestra cabeza. Esforzarse suele ser buscar lo que no está.

Habiendo escrito todos sus elementos, los asistentes se levantan uno a uno y colocan sus post-its en el tablero. Con cada post-it dan una breve explicación, y si hubiera elementos anteriores similares o iguales, los colocan agrupados junto a estos. Puede que en este punto se produzca algún debate sobre el grupo de elementos, es el momento de ventilar, de celebrar éxitos y llorar fracasos.

Cuando tengamos todos los elementos colocados y agrupados, identificamos cuáles son los prioritarios para buscar acciones de mejora, podemos hacerlo mediante una votación con tres palitos o puntitos por asistente, y que cada cual distribuya como considere.

Finalmente hacemos un brainstorming de ideas para sacar acciones de mejoras siempre enfocadas a llevarnos a nuestro destino, llegar la isla, a lo que hayamos definido como nuestro objetivo. Podemos apoyarnos en las siguientes preguntas para encontrar acciones:

• ¿Como podemos usar nuestras fortalezas para maximizar oportunidades?
• ¿Como podemos aplicar nuestras fortalezas para superar amenazas actuales o potenciales?
• ¿Como podemos reforzar nuestras oportunidades para superar nuestras debilidades?
• ¿Como podemos minimizar nuestras debilidades y evitar las amenazas?