¿Cómo se realiza la standup diaria en Kanban?

Kanban Standup Meeting diaria

La reunión standup diaria, también conocida como Team Kanban Meeting o reunión Kanban de equipo, es una de las reuniones del ciclo de eventos de Kanban que se introduce en el nivel 1 del modelo de madurez Kanban (KMM). Se trata de una reunión corta del y para el equipo, que este realiza de pie ante su tablero Kanban para tratar en conversación colaborativa el estado del trabajo. El objetivo de la misma es repasar los ítems importantes que se han terminado, los que están en curso, los que están por comenzar, las colas entre las etapas del flujo de trabajo y los problemas que afectan al mismo. Es el momento de la microplanificación para alinear al equipo hacia las metas y objetivos del día y poner el foco en mejorar el proceso y lograr un flujo de trabajo óptimo, ambos propósitos de Kanban.

Los beneficios de la reunión son:

• Conecta a los miembros del equipo entre sí, mejorando la colaboración, generando conocimiento compartido sobre el flujo de trabajo y reforzando los objetivos compartidos.
• Genera decisiones compartidas sobre nuevas iniciativas y asignación de capacidad.
• Refuerza la responsabilidad y el compromiso al tener a los propietarios de los ítems ante el tablero.
• Potencia la comunicación interpersonal.

En la standup diaria el equipo expone los problemas y trata de resolverlos, si se enfrenta a un impedimento que se puede tratar brevemente usa la reunión para decidir acciones concretas de como gestionarlo/escalarlo. Si el problema/impedimento identificado lo requiere se agenda una reunión posterior ad-hoc con los miembros del equipo con conocimientos y habilidades relevantes para resolverlo. En ausencia de problemas o impedimentos inmediatos, la standup diaria sirve como una oportunidad para mejorar los procesos y el flujo de trabajo en general.

Consejos para el facilitador (Flow Master, Scrum Master, coach ágil...) para una buena standup diaria:

• Limitar la reunión a 15 minutos.
• Mantener la reunión de pie ante el tablero Kanban y visible para todos.
• Mantener la reunión enfocada en su cometido:
• Si surge un tema sobre un proceso o problema específico no permitir que se convierta en un problema general.
• Si surge una mejora general no permitir que se profundice demasiado en un problema o situación específica.
• Si la discusión tiene valor, pero surgen problemas que necesitan ser examinados más profundamente, dejar de lado esos temas para una reunión posterior específica para tratar ese tema en otro momento, y a la que asistirán solo las partes interesadas.

El tablero Kanban es la herramienta principal y se atraviesa de derecha a izquierda para enfatizar el arrastre. Uno de los propósitos principales de Kanban es acelerar el flujo y disminuir el tiempo de entrega (Lead Time). Por tanto la standup diaria se centra en el flujo de trabajo, en la detección de cuellos de botella, hambrunas, bloqueos, etc.

Para ello el equipo se centra en responder como unidad las siguientes tres preguntas:

• ¿Qué problemas o impedimentos tenemos?
• ¿Cómo está el flujo?
• ¿Qué podemos mejorar?

Un buen guion para una excelente standup diaria sería:

• El facilitador de la reunión enumera el trabajo de derecha a izquierda, no lo hacen los miembros uno a uno.
• El facilitador puede solicitar una actualización del estado de un ítem o preguntar si hay alguna información adicional que aún no esté en el tablero.
• Se revisa que todos los ítems de trabajo están presentes en la etapa que les corresponde.
• Se revisa los ítems "arrastrables" en las colas "Done": ¿Qué ítem debería arrastrarse a continuación y por quién?
• Se eliminan los ítems completados.
• Se comprueba que se cumplen los límites WIP.
• Se revisa la priorización en función de las clases de servicio.
• Si hay bloqueos y/o problemas, se plantean acciones para eliminarlos.
• Si hay impedimentos alguien coge la responsabilidad para gestionar su resolución, usualmente será el facilitador.
• Si hay cuellos de botella, se analiza la causa raíz y se colabora para aliviarlos.

Como podemos observar las standups diarias de Kanban difieren de forma significativa de las reuniones diarias de Scrum, haciendo honor a la diferencia entre incremento iterativo e incremento continuo.

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En el nivel 2 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Team Kanban Meeting se sustituye por la Workflow Kanban Meeting, o reunión Kanban del flujo de trabajo, a la que asisten todos los equipos que participan en el flujo de trabajo de principio a fin de un servicio. En ella todos los equipos tratan de forma colaborativa el estado del trabajo, las colas entre las etapas del flujo de trabajo y los problemas que afectan a éste.

Se tratan las mismas cuestiones que en la Team Kanban Meeting pero desde la perspectiva holística del servicio. La reunión se realiza ante el tablero que muestra el estado del trabajo, admite como máximo a 50 personas, se realiza de forma semanal y se limita a 20 minutos de duración.

Un buen guion para una excelente Workflow Kanban Meeting sería:

• El facilitador recorre el tablero de derecha a izquierda.
• El facilitador puede solicitar una actualización del estado de un ítem o preguntar si hay información adicional que los equipos conozcan y aún no esté en el tablero.
• En caso de equipos más maduros se puede limitar a tratar sólo los elementos bloqueados.
• Se revisa los ítems "arrastrables" en las colas "Done": ¿Qué ítem debería arrastrarse a continuación y por qué equipo?
• Se eliminan los ítems completados.
• Se comprueba que se cumplen los límites WIP.
• Se revisa la priorización en función de las clases de servicio.
• Si hay bloqueos y/o problemas, se plantean acciones para eliminarlos.
• Si hay impedimentos alguien coge la responsabilidad para gestionar su resolución, usualmente será el facilitador.
• Si hay cuellos de botella, se analiza la causa raíz y se colabora para aliviarlos.