¿Cómo entrenar a los Scrum Masters para facilitar la reunión diaria?

Scrum Master estresado - cortesía de Pixabay

Una de las primeras disfunciones clásicas de lo equipos que se inician en Scrum son la duración y el contenido de la reunión diaria. Sin la correcta facilitación de un Scrum Master se pueden convertir en reuniones que duran hasta horas enteras y en las que se tratan todo tipo de temas ajenos a la diaria.

El caso más disfuncional que he presenciado fue en mi incorporación como Scrum Master a un equipo que llevaba haciendo "Scrum" durante más de 2 meses a su "manera".

Tenían una grave carencia del conocimiento técnico del framework del cliente, así que habían incorporado a Vanessa, una técnico de sistemas experta en el framework, cuya presencia era para resolver dudas técnicas. No podía dar crédito a lo que vi en la primera reunión diaria, cada miembro del equipo se dedicó a reportar el trabajo hecho a esa chica, y ella contrariada e impaciente ¡¡¡movía el pie derecho con nerviosismo!!! La mayor parte de la reunión transcurrió con la resolución de dudas sobre el framework... dudas que no afectaban a todos los miembros.

En general una diaria disfuncional es indicador de inmadurez, por lo que entrenar bien a los nuevos Scrum Master para facilitar de forma eficiente la reunión diaria toma mucha relevancia. Para ello podemos emplear el ejercicio descrito por Bill Wake "Daily Scrum from Hell".

Para el ejercicio, que suele durar aproximadamente 15 minutos; necesitamos un Scrum Master, de 6 a 8 miembros de equipo, de pie preferiblemente en semicírculo ante un scrumboard, y algún observador invitado.

Para el ejercicio habremos preparado una serie de fichas con instrucciones secretas. 10 de ellas con el mensaje "Responde a las tres cuestiones" y otras 10 con mensajes boicoteantes como:

Ejemplo de fichas, thanks Sabine

• Dirígete exclusivamente al Scrum Master (ignorando a todos los demás a menos que se te haga una pregunta directa).
• Llegar tarde.
• Menciona un impedimento sin ser claro cuál es.
• Comienza diciendo, "Solamente soy un observador" para luego explicar algo que esté absolutamente fuera del contexto.
• Como observador y como si tuvieras turno en la reunión di "paso" o "solo estoy observando".
• Haz una pregunta para clarificar el turno de otro miembro.
• Divaga en las 3 respuestas hasta que te insten a pasar turno.
• Trata de desviar la reunión.
• Trata de resolver el problema de alguien.
• Comienza una discusión lateral.

Se empieza explicando el trasfondo de la reunión diaria:

• Las tres preguntas que cada miembro responde y el flujo de la reunión:
• Lo que has hecho desde la reunión diaria anterior
• Lo que harás hasta la reunión siguiente (autoasignación de tareas)
• Los problemas que tienes o si prevés tener algún impedimento

• Describir disfunciones que puedan ocurrir, como por ejemplo:
• Discusión lateral: pídeles que escuchen cuando están hablando.
• Miembro divagando: pídele que resuma más rápidamente.
• Reunión desviada: pide a la gente que tenga una reunión inmediatamente después de la diaria para tratar el tema exclusivamente con los interesados.
• Observador que habla: recuérdale que se limite a ser un observador.

Se explica al grupo el contexto del ejercicio:

• Imaginaros que formáis parte de un equipo que esta trabajando en una tienda on-line, pensad en respuestas imaginarias a las tres preguntas.
• Recibiréis dos fichas, una de ella con un objetivo secreto. Durante el ejercicio comportaros en algún momento de forma disfuncional como dicta el objetivo secreto.
• Si el Scrum Master interviene en la disfunción no persistieis.

Y adelante, Scrum Master a por la reunión diaria, a lidiar con esos miembros que van a boicotearla :-) Al terminar el ejercicio hacer una ronda de cuestiones y conclusiones finales:

• ¿Qué comportamientos habéis observado?
• ¿Cómo viviste el ejercicio?
• ¿Qué ideas tienes para Scrum Master?
• ¿Qué te dice esto sobre el rol del Scrum Master?