¿Cómo preparar una PI Planning remota?

Hoja de ruta hacia la PI Planning
cortesía de Pixabay

Hemos hecho el taller de identificación del flujo de valor operativo (Operational Value Stream) y el del tren (ART)... estamos listos para preparar la PI Planning remota que se nos avecina, y lo primero que ya hemos hecho es marcar la fecha del evento. En este post quiero mostrar una guía de cuando hemos de prestar atención a qué tareas para crear una hoja de ruta que nos lleve a maximizar el éxito de la PI Planning.

Al menos 2 meses antes:

• Identificar y preparar al RTE (Release Train Engineer)
• Establecer un equipo para la preparación (RTE. Scrum Masters, SPC, sistemas para herramientas digitales e infraestructura remota, y si la hubiera, miembros de la LACE)
• Refinar la lista de los integrantes del tren (equipos, Propietarios del Producto, Product Managers, arquitecto, Business Owners e interesados)
• Enviar invitaciones (informando que el evento será en remoto)
• Establecer los nuevos roles
• Trabajar con Business Owners para que entienda la importancia de su rol
• Empezar a preparar la pila del programa con las primeras features
• Definir métricas iniciales
• Evaluar e identificar posibles herramientas digitales e infraestructura remota necesarias
• Comprobar las limitaciones organizativas (idiomas, horario de trabajo, etc.)
• Obtener presupuestos para las inversiones necesarias y una descripción general de los costes
• Tratar contratación de SAFe for Teams para los trabajadores externos

Mes y medio antes:

• Identificar herramientas digitales e infraestructura: Videoconferencia (Zoom, Teams, Appear.in, ...), Backchannel (Slack, Whatsapp, Hangouts, ...), Colaboración (Miro, ConceptBoard, Mural, ...), Feedback (Mentimeter, Kahoot, FunRetro, ...) y Gestor de pilas (JIRA, VersionOne y SeviceNow, ...)
• Establecer el alcance (producto, sistemas, dominios tecnológicos) para la PI Planning, una pila del programa con una visión clara de lo que se pretende construir
• Refinar la pila de programa y las features
• Establecer la cadencia de PI e iteraciones
• Definir salas de la videoconferencia (central, equipos, dependencias y scrum de scrums)
• Preparar tableros virtuales (tableros de los equipos, el Program Board, el tablero de Riesgos, un tablero Kanban para el progreso de evento, el canvas con la composición del tren (ART), un parking lot y otros
• Preparación de Scrum Masters para detallar su rol en la PI Planning
• Testear nuevas herramientas digitales e infraestructura
• Comprobar aspectos sobre la seguridad y la privacidad de los datos

Un mes antes

• Establecer los acuerdos de trabajo para satisfacer las necesidades de los asistentes al evento (cámara abierta, micrófono en silencio si no se está hablando, ...)
• Comprar licencias de nuevas herramientas digitales
• Entrenar a todos en el uso de las nuevas herramientas digitales
• Asegurar que a cada individuo le funcionan las herramientas (y cámara) en su ordenador
• Crear la agenda/escaleta de la PI Planning, y si es el caso adaptarla a múltiples zonas horarias
• Incluir links en las invitaciones
• Socializar la pila del programa a equipos, Business Owners y otros interesados del tren (ART)
• Preparar las presentaciones del CEO, Product Manager y arquitecto
• Identificar un miembro de equipo que sea el responsable de tratar dependencias con otros equipos
• Distribuir el material usado en la PI Planning (guías de herramientas, accesos, mapa de equipos y salas, ...)
• Identificar ideas sobre como reaccionar ante emergencias

2 semanas antes (iteración IP en caso de venir de un PI)

• Chequear que la pila del programa esté lista
• Si es la primera PI Planning formar a todos con SAFe for Teams
• Efectuar un ensayo general y captar dependencias
• Realizar las últimas sesiones de información abiertas a todos los participantes
• Cerrar la lista final de participantes
• Finalizar la configuración de las herramientas digitales
• Probar, probar, probar... y probar otra vez

PI Planning

• Una hora antes de la PI Planning ensayar presentaciones, videos, conexiones
• Ejecutar la PI Planning
• Posteriormente a la PI Planning recoger los resultados en la herramienta gestora de pilas

Ejemplo de hoja de ruta de preparación para una PI Planning remota - cortesía de Pixabay