¿Cómo funciona la sincronización y alineamiento de squads con Town-Hall?

Town-Hall nace de una técnica de comunicación cuyo concepto se basa en que los líderes y gerentes senior de una compañía asuman la posición de liderazgo al servicio ante a todos los empleados para mostrar claramente hacia dónde nos dirigimos, enfatizando el compromiso de que los asuntos serán reconocidos y abordados rápidamente por la alta gerencia.

Town-Hall Scrum Gathering Munich 2016 (Scrum Alliance)

La Agilidad ha adoptado esta práctica en forma de evento para dar respuesta a uno de los principios de Agilidad a escala:

Como equipo, y formando parte de un equipo de equipos,
planificamos de forma cruzada y entregamos software funcional
frecuentemente con la misma cadencia
que los demás equipos y sincronizados con estos

En el model Spotify, Town-Hall sirve para la sincronización y alineamiento de squads y ocurre con cadencia, generalmente trimestral, en cada una de las tribus. Trata de una reunión abierta donde todos los interesados (negocio, sistemas, ...) y miembros de la tribu comparten información y se coordinan con la idea de reformular la visión, planificar el siguiente trimestre y obtener feedback sobre cómo están funcionado las cosas.

En este post quiero mostrar como funcionan nuestros Town-Halls. Estos ocurren con cadencia trimestral al final de cada cuarto sprint de tres semanas, y se componen de 4 partes:

• Contexto de negocio (primera hora del primer día)
• Demos de todos los squads (mañana primer día)
• Retrospectiva de tribu (tarde primer día)
• Planificación trimestral cruzada (segundo día completo)

Contexto de negocio

Una primera introducción del director o Tribe Lead pone contexto de negocio al trimestre, los coaches ágiles exponen objetivo y funcionamiento del Town-Hall, luego Propietarios del Producto exponen las features o epics principales y finalmente Chapter Leads / Arquitectura / Sistemas exponen el contexto tecnológico.

Demos de todos los squads

Protocolo de la revisión de sprint
gracias a David Jiménez

Con las demos entramos en la parte principal del Town-Hall. Todos los squads presentan el valor generado y entregado en el trimestre anterior de una forma rápida y ágil, tienen 10/15 minutos para su demo en la que dan una visión amplia de todo lo construido. Se puede hacer mostrando el software funcionando o mediante documentos escuetos y muy visuales, como por ejemplo un powerpoint de 5 diapositivas. Si es en forma de documento este debe de reflejar:

• Objetivos de producto conseguidos con el incremento trimestral
• Mejoras identificadas y construidas (producto)
• Acciones de mejora en la forma de trabajar (proceso)
• Problemas y accidentes surgidos a lo largo del trimestre y sus posibles soluciones aplicadas

La demo la suele presentar un miembro del squad, es preferible que no sea el Propietario del Producto, el mensaje es más potente si proviene directamente de los constructores.

Para concluir la demo se finaliza con una demo del paquete integrado entregado por toda la tribu.

Acabada la demo, y para cerrar la mañana, se hace una actividad de feedback libre durante 5 minutos. En una APP o en una pared para dejar post-its escritos, se invita a todos a dejar feedback libremente con respecto a lo que han visto en las demos. Este feedback servirá a Propietarios del Producto y squads para introducir nuevas mejoras.

Retrospectiva de tribu

Protocolo de la Retrospectiva
gracias a David Jiménez

Por la tarde se hace una retrospectiva masiva para tratar sobre como se ha trabajado, es uno de los puntos que más beneficios aporta a la tribu. Es interesante observar que las acciones de mejora rápidas las suelen hacer ya al primer día siguiente al Town-Hall.

Cafe Etiquette - The World Cafe

En las retrospectivas de squad anteriores al Town-Hall obtenemos temas a llevar a esta retrospectiva de tribu. Los coaches ágiles consolidan estos temas y dan visibilidad de los mismos a todos para que todo el mundo sepa cuales se llevan a la retrospectiva de tribu. Allí se votan, y las seleccionadas como más importantes se trabajan con la técnica del World Café. Un voluntario hace de anfitrión de cada tema, y grupos mezclados de miembros de squad rotan de un tema a otro a un ritmo de 5 minutos.

Para cerrar la restrospectiva masiva se recoge feedback en forma de radar sobre como de contentos nos sentimos en diferentes ejes: duración, dinámica, expectativas, utilidad, ...

Planificación trimestral cruzada

Protocolo de la planificación de sprint
gracias a David Jiménez

Durante el segundo día del Town-Hall se obtienen las planificaciones trimestrales individuales con la pila de producto trimestral de cada squad, se identifican y resuelven dependencias y se identifican y gestionan riesgos.

Cada squad trabaja su tablero dividiendo features o epics en historias de usuario (pots-its amarillos) e historias técnicas (post-its verdes).

Tablero para la pila de producto
trimestral de cada squad

Obtenidas las historias de usuario se estiman y se planifican a modo de hoja de ruta en los siguientes 4 sprints, y se identifican los objetivos de cada uno de ellos. El último sprint cuenta la mitad de su capacidad, ese aire garantiza la cadencia en la entrega, ya que absorbe posibles accidentes, desvíos e impoderables. Pensemos que con que falle un solo squad este puede poner en riesgo la entrega de toda la tribu. En caso de sprints sin sorpresas esos días servirán para innovación, formación, actividades de desarrollo y crecimiento del squad, ...

Tablero para dependencias resueltas

A lo largo de la planificación los squads detectan dependencias internas, entre squads, y externas, con terceros como puede ser sistemas y arquitectura. En algunos casos los terceros están en la sala y en otros no, si los terceros no estuvieran las dependencias con estos se deben de considerar riesgos y van al tablero de riesgos.

Las dependencias resueltas se recogen en post-its (naranjas). Es buena idea tener un coach ágil en el tablero para asegurarnos de que las dependencias que se colocan en este verdaderamente están resueltas.

Lo ideal es que cada post-it lo coloque un miembro del equipo propietario de la acción. Por ejemplo, si un squad depende de una acción de sistemas, un miembro del squad coloca un post-it con epic o historia de usuario en la casilla de su squad y sprint, y un miembro de sistemas coloca un post-it con la acción necesaria en la casilla de sistemas y sprint (probablemente anterior). Para visualizar la dependencia se unen ambos post-its con una cuerda. Esta forma de hacerlo asegura el entendimiento de la dependencia y las implicaciones si no se llega a tiempo, asegurando el compromiso de ambas partes.

Tablero ROAM para riesgos

A media que los squads identifican riesgos colocan estos en un tablero de riesgos (post-its rosas).

Acabada la planificación los squads presentan sus planes a todos. Business Owners, Propietarios del Producto y Chapter Leads repasan los planes y objetivos de sprint y dan su visto bueno. En esta fase pueden ocurrir ajustes, como cambios en la visión, variación en las prioridades de negocio, movimientos de miembros de squad y recursos y ajustes en planificaciones individuales de squads.

Después se gestionan los riesgos clasificándolos en una matriz ROAM:

• RESOLVED: riesgos detectados pero que no eran tales
• OWNED: riesgos sobre los que alguien toma la responsabilidad de gestionarlos
• ACCEPTED: riesgos que simplemente se asumen
• MITIGATED: riesgos para los que se han decidido acciones mitigantes concretas

Equipo de coaches ágiles en Scrum de Scrums

Como última actividad de la planificación se hace una votación a mano alzada con los dedos del 1 al 5, dando respuesta a la confianza que tiene cada uno en la factibilidad del plan trazado. Si no predominan cuatros y cincos hay que averiguar los porqués de la carencia de confianza y retrabajar para alcanzar un nivel de confianza adecuado.

Finalmente cerramos el Town-Hall con una recogida de feedback a través de la técnica del radar.

A lo largo de todo el segundo día, y a cada hora, los coaches ágiles se reúnen para hacer a modo de "Scrum de Scrums" un punto de situación, para así asegurar el cumplimiento del ritmo y tiempos y la coordinación de actividades entre squads.

Un par de consejos:

• Todo el mundo debe de estar presente, es importante convocar con suficiente antelación a todos
• Ir dinamizando a lo largo del Town-Hall con icebreakers para elevar la energía de la gente

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El espectacular de equipo de coaches que hacen que el Town-Hall funcione
Gracias Fran, Esther, Nayua y Miguel