¿Cómo revisamos de forma sistemática la demanda versus la capacidad del sistema del sistemas Kanban?

Revisión de un sistema Kanban - cortesía de cottonbro

Para revisar como está funcionando nuestro sistema Kanban, el modelo de madurez Kanban (KMM) introduce en el nivel 3 la Improvement Suggestions Review, o revisión de sugerencias de mejoras, uno de los eventos del ciclo de eventos Kanban donde se revisan las sugerencias de mejora identificadas por los miembros del equipo.

El evento se establece con periodicidad, habitualmente 1 vez al mes y con una duración máxima de 1 hora, y al que asisten representantes del flujo de trabajo o prestación del servicio y opcionalmente un facilitador.

En ella se tratan las sugerencias de mejora identificadas por los miembros del equipo, mejoras sobre el tablero Kanban e ideas, para decidir cómo abordarlas y cuáles implementar ahora, más tarde o nunca.

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En el nivel 4 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Improvement Suggestions Review se sustituye por la Operations Review, o revisión de operaciones, para revisar como los sistemas Kanban individuales funcionan juntos y de cómo sus dependencias están siendo equilibradas por la organización respecto a la demanda y a la capacidad del "sistema de sistemas" general.

El desempeño de la organización se basa en optimizar cada equipo y la organización como un sistema completo, y este evento proporciona la visión sistémica (holística). Analizamos la eficiencia de los diferentes equipos y de la organización en su conjunto. Luego revisamos la demanda y la capacidad de cada equipo Kanban, enfocándonos en las dependencias y sus efectos.

Su periodicidad se establece habitualmente 1 vez al mes y con una duración máxima de 2-2,5 horas, y a la que asisten SDM y SRM de cada sistema, gerentes, colaboradores individuales, representantes de clientes por sistema Kanban y opcionalmente un facilitador.

Se circunscribe a un producto o unidad de negocio y sus inputs son:

• Resumen de las conclusiones de todas las Service Delivery Reviews
• Información de desempeño empresarial de la Strategy Review
• Iniciativas de mejora continua de la Risk Review sobre cambios organizacionales
• Sugerencias/decisiones de mejora o cambios necesarios en la estrategia
• Impacto dependiente en el riesgo para una distribución del tiempo de entrega (Lead Time Histogram) para trasladar a la Risk Review
  

En base a las dependencias encontradas y efectos interdependientes expuestos se sugieren eventos Kaizen y se asignan oportunidades de mejora.

Las sugerencias de mejora, decisiones, cambios y acciones de esta reunión se comunican de vuelta en los eventos de las Service Delivery Reviews, la Statregy Review y las Risk Reviews.