¿Qué tal PIPlanning.app para ejecutar una PI Planning en remoto?

En los tiempos de confinamiento que vivimos necesitamos herramientas digitales que nos permitan seguir haciendo nuestras labores profesionales. Las empresas que hayan adoptado Agilidad, y quieran seguir entregando valor, han de seguir haciendo las planificaciones trimestrales y necesitan herramientas adecuadas para hacer PI Plannings de forma remota. Esto me ha dado la oportunidad de conocer y usar la PIPlanning.app de Rentouch, una herramienta pensada para efectuar una PI Planning SAFe® de libro. La aplicación está pensada para grandes pantallas táctiles de hasta 32 puntos de contacto, y también funciona en los navegadores de internet más usuales.

Barra de menú y opción de añadir nuevos elementos

Es un aplicación que, a parte de ser visual, conecta a las personas a través de sus tableros, ya que todas las sesiones de los diferentes usuarios están sincronizadas en tiempo real, si un miembro de equipo arrastra un post-it en el tablero los demás pueden seguir el movimiento en tiempo real.

Si recorremos la barra de menú, situada a la derecha, podemos ver que las opciones principales que ofrece son puramente lo que es necesario para una PI Planning:

• Añadir nuevos elementos
• Program Backlog
• Program Board
• Risk Board
• Team Board

La aplicación incorpora un tablero para el Program Backlog, un tablero que incorpora las top 10 o más features principales que se priorizan automáticamente según WSJF (Weighted Shortest Job First). Los equipos pueden asignárselas de manera que las historias de usuario asociadas, si las hubiera, aparezcan automáticamente en su tablero de equipo o Team Board.

Program Backlog con las top 10 features, en azúl más fuerte features que diversos equipos ya se han asignado

El área del equipo o Team Board incorpora todo lo lo que cada equipo necesita durante los breakouts; secciones para planificar las historias de usuario y enablers en las iteraciones, una sección dedicada a los riesgos y otra a los objetivos de PI. Los equipos pueden establecer su capacidad, la carga se calcula automáticamente sumando los puntos de historia, crear post-its de diferentes tipos, poner descripciones con el patrón de Cohn en las historias de usuarios, estimar puntos de historia... aunque la experiencia no sea exactamente la misma que con tableros físicos la planificación resulta muy cercana a lo que los equipos ágiles están acostumbrados.

Team Board con las iteraciones y sus historias de usuario y enablers, objetivos de PI, Riesgos e iteración IP

El Program Board, el tablero del tren o ART, muestra hitos, para cuando están previstas las entregas de las features junto a sus posibles dependencias significativas con otros equipos que se visualizan con hilos rojos virtuales. Cuando una dependencia significativa está ligada a una actividad concreta de un equipo, el post-it asociado se replica en el tablero del equipo en la iteración correspondiente. El Program Board resalta las iteraciones de los equipos cuya carga sea superior a su capacidad con un leve color de fondo rojo, así el RTE puede intervenir en caso necesario.

Program Board con equipos e iteraciones para representar features y sus dependencias significativas

Aquellos riesgos que los equipos hayan identificado y que tengan que ver con el programa o ART, se replican automáticamente en el Risk Board para ser tratados (roamed) en el segundo día de la PI Planning. El ART al completo aborda los riesgos identificados uno a uno para moverlos en la matriz de riesgos ROAM a la zona que hayan resuelto.

Risk Board para tratar los riesgos: R-Resolved, O-Owned, A-Assigned y M-Mitigated

Las demás funciones de la barra de menú son puramente operativas:

• Help para acceder a la ayuda
• Hide para ocultar la barra de menú
• Scale para cambiar la escala de los elementos del tablero en curso
• Zoom para alejarse y acercarse
• Exit para salir e ir a visitar el tablero de otro equipo

Mis agradecimientos a Michael Stump y al Demo & Support Team
de Rentouch por la demo remota prévia de 45 minutos

Lo que me gusta de esta aplicación es su funcionalidad, está pensada para hacer una PI Planning en toda regla y nada más. Lo tiene todo y no tiene nada que le sobre. En equipos y ARTs maduros, que lleven varios PIs exitosos tras de si y donde las conexiones entre personas ya estén establecidas, la PI Planning con esta aplicación puede dar una experiencia similar al evento presencial.

Y lo que no me gustaría sería usar esta herramienta para un ART nuevo. Las PI Plannings en remoto con una herramienta digital, que aunque ahora sean la solución necesaria, no pueden crear el mismo tipo de conexiones y energía entre los miembros del ART que un primer evento presencial.

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PIPlanning.app en la simulación de un curso SAFe Scrum Master

Como parte de nuestros cursos de SAFe en Estratecno, una actividad que asistimos y enseñamos es la PI Planning, ese gran evento con más de 100 personas colaborando y creando un plan realista para un par de meses. Afortunadamente para nosotros Rentouch ha puesto a disposición la PIPlanning.app para las simulaciones de PI Planning de los cursos de SAFe.

En mayo la hemos estrenado en nuestro curso de SAFe Scrum Master para con uno de nuestros clientes más importantes, ¡y ha sido un éxito! ¡Muchas gracias a Rentouch por darnos a los SPCs la oportunidad de usar esta herramienta para la simulación de la PI Planning en los cursos de SAFe!