¿Cómo generar un contexto compartido para una buena comunicación en un proyecto?

Incepción Ágil, el dado a nuestro favor

El 90% de proyectos fallidos ocurren por la falta de comunicación, y el 90% de proyectos exitosos lo son por las personas que han participado. Por tanto generar un contexto compartido, para que los comprometidos e involucrados se comuniquen mejor a lo largo de la ejecución del proyecto, es apostar por el éxito del mismo. Desde la Agilidad Jonathan Rasmusson nos propone la Incepción Ágil en su libro "The Agile Samurai" para lograr este fin.

Tal como define José Manuel Beas en su artículo "La Incepción Ágil, es un conjunto de dinámicas orientadas a enfocar a todas las personas involucradas en un proyecto hacia un mismo objetivo, reduciendo muchas de las incertidumbres, ayudando a explicitar los riesgos más evidentes y poniendo en común las expectativas de todos".

Por tanto se trata de una técnica de conceptualización para emplear en el proceso de iniciación de un proyecto y así aumentar la probabilidad de éxito del producto resultante, con el objetivo de construir una visión completa sobre el concepto de producto, una visión compartida y comprendida de idéntica forma por los comprometidos, involucrados e interesados, de manera que se eviten los sesgos personales. Tal como recoge Alfons Corrales en su artículo sobre la Incepción Ágil, la utilidad de las técnicas viene fundamentada por los siguientes aspectos:

• Distintos interesados tienen distintos intereses y necesidades sobre un producto o proyecto concretos. Generando la conversación adecuada entre ellos emergerán aspectos que de otra forma podrían haber quedado descuidados.
• Hay requerimientos y necesidades difíciles de explicitar. Hay necesidades que a veces son difíciles de comunicar, incluso porque a veces no somos conscientes de las mismas. Mediante técnicas como el incepción podemos lograr que emerjan a la superficie.
• El proceso de comunicación suele ser imperfecto. Con una misma frase, dos personas pueden entender cosas completamente distintas. Es necesario trabajar en profundidad el concepto de un proyecto para asegurar una visión y comprensión común.
• La Incepción Ágil permite poner en valor nuestro expertise. Se trata de una oportunidad única para aportar valor añadido a nuestros clientes y mejorar la calidad de las relaciones, consiguiendo que el producto se centre en lo que el cliente necesita en lugar de en lo que dice que quiere.

La práctica más popular para generar este contexto común y comenzar a definir la pila de producto es el taller colaborativo Agile Inception Deck. Viene a ser una baraja con 10 actividades, que son opcionales e incluso se pueden sustituir por otras actividades con el mismo objetivo. Han de estar presentes todas las personas comprometidas e involucradas para considerar las 10 preguntas y llegar a la verdadera esencia del producto, y definir y comunicar esa visión a todos los miembros del equipo e interesados.

1. ¿Por qué estamos aquí?
Es un recordatorio del por qué estamos aquí, quiénes son nuestros clientes, y porqué hemos decidido hacer el proyecto.

2. Crear una visión general, un elevator pitch
Si tuviéramos menos de dos minutos y dos frases para describir nuestro proyecto, ¿qué diríamos?

3. Diseñar la caja del producto
Si tuviéramos que diseñar un anuncio de nuestro producto o servicio para una revista y que resaltara al hojearla, ¿qué diría? ¿atraería para comprar?

4. Crear una lista de lo que NO es
Tenemos una idea clara acerca de lo que vamos a hacer en el proyecto, ahora vamos a tratar de ser más claros y ver lo que no vamos a hacer.

5. Conocer a la comunidad
La comunidad de nuestro proyecto es siempre más grande de lo que pensamos...

6. Mostrar la solución
Pensemos en un alto nivel de la arquitectura y en las tecnologías que vamos a utilizar.

7. ¿Qué nos impide dormir?
Hay mil cosas que podrían ser erróneas en nuestros proyectos, algunas las podemos gestionar, otras no. Esta actividad trata de asegurarnos que identificamos los riesgos más importantes.

8. Estimar el tamaño
¿Es un proyecto de tres, seis o nueve meses?

9. Compensar las decisiones
Todos los proyectos tienen que estar balanceados en el tiempo, el dinero, el alcance y la calidad. ¿Cuál es de la mayor y de la menor importancia en este momento?

10. ¿Cuánto cuesta?
Hay dos cosas que preocupan a nuestros clientes, ¿Cuánto cuesta? ¿Cuánto tiempo vamos a necesitar?

Mapa visual del Inception Desk, para verlo al detalle máximo clickar encima de imagen - cortesía de Gertrudis :-)