¿Qué hacer cuando un equipo ha perdido su conexión con la realidad del proyecto?

Trabajar con Scrum con equipos de consultoras es un tema que trae nuevos retos cada día. Uno de los proyectos en que acompaño al Propietario del Producto y al equipo empezó en las oficinas del cliente final, equipo, Propietario del Producto, negocio y responsables de negocio trabajaron mano a mano habiéndose establecido una muy buena conexión entre todos ellos.

A mitad de proyecto, cuando ya todos los canales de comunicación estuvieron construidos y los artefactos y eventos de Scrum se han convertido en hábito, pensamos que era buena idea deslocalizar al equipo de desarrollo y que hicieran teletrabajo desde sus oficinas. La idea parece que tiene que funcionar, todos los involucrados ya están rodados en Scrum, las reuniones de planificación, retrospectiva y revisión de sprint seguirán siendo en presencial, la reunión diaria no, pero al fin y al cabo es una reunión para el equipo, y este sigue colocalizado.

¿Pero cuál fue la nueva realidad para el equipo? Estando cerca del Propietario del Producto y de los demás interesados, el equipo interactuaba y colaboraba con estos en el día a día, en la sala, en los pasillos... en definitiva viviendo la realidad del proyecto de primera mano; las prioridades, el guiado por valor de negocio... Una vez en sus oficinas se impone otra realidad, una realidad en la que lo que importa es desarrollar las funcionalidades contratadas, y el foco se traslada de "vivir y colaborar" a "cumplir con". Lo que antes era una participación activa en el proyecto de negocio se convierte en el cumplimiento del proyecto de software. Las personas son las mismas, igual de profesionales y eficientes, pero sus decisiones, antes guiadas por una interacción diaria, ya no son tan acertadas.

Otro peligro que acecha es caer en la comunicación por email. Como individuos nos sentimos cómodos con el email y no nos damos ni cuenta de cómo se empobrece la comunicación con este medio. Por ejemplo, las incidencias pueden acabar redirigidas a una bandeja específica que "ya miraremos", con lo que hemos perdido todo contacto con lo que ocurre en el lado de negocio.

Reunión diaria por videoconferencia con un portátil

La solución es muy fácil, incluir en la reunión diaria al Propietario del Producto y hacerla por videoconferencia. Es una de las reuniones core de Scrum en la que se produce microplanificación y conexión entre todos los miembros. Ante la nueva puesta en marcha de la reunión diaria, antes de la primera aún, se pueden oír excusas como "nos falta la infraestructura necesaria" o "no tengo tiempo, ni 10 minutos"... pero pronto, al final de la primera reunión, vienen las alabanzas como "por fin se ha aclarado el tema...", "ya sé por dónde seguir" o "que bien, había un malentendido en...". Hasta había ocurrido que en un fin de semana habían coincidido el equipo desarrollando y desplegando, y el Propietario del Producto probando, ¡y no sabían unos de otros! ¿Alguien no se imagina los beneficios perdidos por no probar mano a mano?

Comentando esta experiencia con David Roncero, uno de los miembros más activos de MadriAgil y con experiencia en coaching, me dio la explicación del porqué está funcionado. La reunión diaria se convirtió en "estaca" o "token" que traslada al equipo a la realidad del proyecto, a como este era antes de la deslocalización, realidad de la que desconectaron probablemente antes de la primera semana de vuelta a sus oficinas.

A los que no podáis aplicar Scrum por las razones que sean, si os pudierais llevar una sola cosa a vuestros proyectos, os animo a llevaros la reunión diaria. Y llevárosla tal cual, 15 minutos y con su guión, "que he hecho, que haré y qué impedimentos tengo".