¿Por qué utilizamos post-its en Scrum?

Tableros con post-its que gestionan los
flujos de valor y trabajo de la compañía

La Agilidad se ve rodeada de post-its, solemos asociar una pared con post-its con equipos de Scrum o Kanban, transformaciones ágiles y Agile. ¡Hasta he oído que la Agilidad consiste en pegar post-its en un tablero y las paredes!

A parte del colorido que aportan los post-its ¿cuáles son los beneficios de utilizarlos?

El post-it es algo muy flexible, podemos escribir en él lo que tenga valor, podemos llevarlo a otra área de la sala o del edificio y tener conversaciones con otros alrededor del concepto escrito, y llegar a acuerdos y decisiones que podemos refleja en otro post-it, quizá de otro color. Los colores de los post-its nos permiten mostrar items de diferentes naturalezas; quizá amarillo para unidades de trabajo, rojo para bloqueos, verde para incrementos funcionales, etc... las personas somos visuales y los post-its son un elemento de trabajo muy alineado con la naturaleza humana que nos hace asimilar y recordar mejor sobre lo que tratan.

En Agilidad los equipos de Scrum o de Kanban hacen que sus post-its recorran tableros en los que se representan diferentes estados en columnas, por tanto los post-its recorren flujos de valor o flujos de trabajo. Eso convierte a los tableros y sus post-its en una gestión visual del flujo y verdaderos puntos de referencia para los equipos, áreas y la compañía en sentido más amplio. Estos dan absoluta visibilidad y transparencia al progreso, podemos ver la situación general o agregada cuando observamos el tablero desde la distancia, y podemos ver el detalle acercándonos a los post-its individuales. Irradian de forma continua la situación actual, son puro elemento de gestión del flujo y de conexión y comunicación entre personas.

Pero, ¿no valdrían de igual manera herramienta con tableros y post-its virtuales como JIRA o Redmine?

Visto el punto anterior una de las grandes desventajas de las herramientas con tableros virtuales es que no suelen estar preparadas para dar una visión agregada del tablero, este no suele caber al completo en un solo pantallazo, con lo que se minimizan los beneficios de la visión holística, y eso provoca que las personas pongan el foco en los elementos individuales, probablemente los propios, y se pierda la visión periférica y la colaboración se sienta resentida.

La desventaja más importante es que las herramientas tienen sus procesos embebidos, con lo que las personas ponen el foco en aprender a utilizar la herramienta y sus procesos, no a desarrollar su propio proceso a través de la mejora continua, tal como fomenta la Agilidad. A diferencia de estas los tableros con post-its fomentan la colaboración y el desarrollo del propio proceso a través de la mejora continua.

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Para los ecologistas y los que piensan que los post-its hacen que empresas como 3M se forren, quiero invitarles a leer el artículo de Alexander Helleboogh "About post-its and trees" en el que se concluye que un árbol medio provee de 100 post-its al sprint a 10 equipos de Scrum durante 5,5 años, mientras que un árbol no es suficiente para proveer de papel de WC a una única persona en el mismo periodo.