¿Cómo planificamos y gestionamos las entregas a los clientes en Kanban?

Delivery Planning Meeting

El evento que sirve para planificar/replanificar la entregas de valor a clientes se denomina Delivery Planning Meeting, o reunión de planificación de entregas. Esta es una de las reuniones del ciclo de eventos de Kanban y solo aparece en el nivel 3 del modelo de madurez Kanban (KMM).  

Nuestros clientes desean previsibilidad y no encontrarse con un montón de trabajo a intervalos aleatorios. En esta reunión se revisa el trabajo realizado y se decide cómo, cuándo y qué entregar, y preferiblemente con la participación del cliente.

La duración máxima de la reunión es de 1 a 2 horas dependiendo de la cadencia de entregas. Su frecuencia debe ser la suficiente para garantizar que el sistema Kanban atienda adecuadamente las necesidades del cliente.

La reunión la facilita el SDM (Service Delivery Manager) y asisten todos los responsables en la toma de decisiones sobre entrega y cambios, así como cualquier interesado o persona involucrada en la logística de entregas.

Se hace ante el tablero Kanban y se empieza revisando el resultado de las reuniones diarias para dar respuesta a las siguientes cuestiones:

• ¿Qué elementos se incluirán en la próxima entrega programada?
• ¿Qué se requiere para entregar cada elemento?
• ¿Qué riesgos hemos de mitigar?

Los puntos principales a tratar son:

• Información sobre qué elementos están potencialmente disponibles para entregar: qué está listo para entregar, y qué es probable que esté listo para entregar pronto.
• Consideraciones de riesgo que puedan afectar a las decisiones de entrega.
• Decisiones sobre qué artículos entregar teniendo en cuenta la opinión de las personas que recibirán la entrega.
• Actividades de capacitación o transferencia requeridas para garantizar una transferencia fluida.
• Cambios en la clase de servicio de algún elemento: por ejemplo si un elemento se ha de entregar a corto plazo la clase de servicio de ese elemento puede cambiar de "estándar" a "fecha fija".
• Generar compromiso de entrega.