¿Cómo gestionar bloqueos y riesgos en Kanban?

Equipo ante el tablero de riesgos

Uno de los eventos de revisión del ciclo de eventos de Kanban que se introduce en el nivel 2 del modelo de madurez Kanban (KMM) es la Blocker Clustering, o agrupación de bloqueos. Su propósito es analizar los principales motivos de los bloqueos y su impacto en términos de retrasos, para comprender y mitigar los riesgos que hay detrás de éstos.

El evento se establece con una periodicidad mensual con una duración máxima de 1 hora, y al que asisten representantes y la dirección del equipo, y opcionalmente un facilitador.

Los bloqueos que se tratan en el evento se recopilan a lo largo del periodo en tarjetas a tal efecto, incluyen al menos fecha de inicio y finalización, así como el motivo.

Estos se clasifican en un tablero por fuente/motivo de bloqueo y se analiza de cada categoría el intervalo de tiempo que ha llevado resolverlos:

• Identificar riesgos
• Identificar probabilidad e impacto
• Análisis de causas raíz
• Identificar acciones de resolución, gestión, mitigación o aceptar el riesgo (ROAM)

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En el nivel 4 del modelo de madurez Kanban (KMM) la Blocker Clustering se sustituye por la Risk Review, o revisión de riesgos, cuyo objetivo es comprender y responder a los riesgos para una planificación de entregas de productos y servicios eficaz.

• Analizar cada riesgo
• Agrupar riesgos de acuerdo con las acciones: resolución, gestión, mitigación o aceptar el riesgo (ROAM)
• Definir acciones que posiblemente afecten a las políticas y las clases de servicio

El evento se establece con una periodicidad mensual con una duración máxima de 1 a 2 horas, y al que asisten SDMs (Service Delivery Managers) de diferentes sistemas Kanban, opcionalmente un facilitador y cualquiera de los equipos con información sobre los bloqueos recientes.

Temas a cubrir en la Risk Review:

• Revisar clases de servicio
• ¿Siguen siendo apropiados? ¿Están siendo utilizados? ¿Hemos hecho excepciones?
• ¿Hay un nuevo patrón? ¿Necesitamos una nueva clase de servicio?
• Revisar bloqueos
• Priorizar las acciones de mitigación y reducción basadas en el análisis de grupos de bloqueos
• Revisar las políticas de cobertura de riesgos
• Considerar si la demanda observada recientemente se ajusta a los patrones históricos, y si la asignación de capacidad sigue siendo apropiada
• Revisar las políticas de modelado de la demanda
• ¿Deberíamos ajustar las políticas que dividen la demanda en servicios dependientes o compartidos?