¿Qué es y como funciona el World Café?

Asistí a un meetup de Madriagil que trató sobre la puesta en práctica de la técnica ágil World Café, dinámica que quiero exponer en este post. Mi experiencia fue excelente, en 2 horas 16 expertos plasmaron sus conocimientos sobre alrededor de 4 temas relacionados con Agilidad de una forma rápida y muy eficaz.

Se trata de una técnica con un formato simple, eficaz y flexible que hace posible el diálogo entre personas en grupos grandes, de manera que emerge conocimiento sobre varios temas en poco tiempo. La dinámica funciona con grupos de hasta 40 personas que interactúan en equipos de 4, lo que redunda en que se pueden tratar tantos temas como el total de personas divididas por 4.

Como ejemplo imaginémonos que somos una unidad de negocio integrada por 20 personas y que pretendemos buscar mejoras a implementar. La dinámica World Café dará como primer resultado las 5 mejores mejoras seleccionadas de todas las mejoras posibles según ese grupo de 20 personas, y el conocimiento unificado sobre cada una de esas mejoras a partir del conocimiento individual.

Cafe Etiquette - The World Cafe

Describiré la dinámica para un grupo de 20 personas según el ejemplo anterior.

Marco: Crear un ambiente con modelo de un café, de ahí el nombre World Café: 5 mesas preparadas con 4 sillas cada una, cubiertas con un mantel (a cuadros por ejemplo), una hoja de papel de flip-board, rotuladores de colores, y algún refresco, agua y quizá unas galletas...

Bienvenida y Presentación: El anfitrión comienza con una cálida bienvenida y una introducción explicando el funcionamiento la dinámica de de World Café, estableciendo el contexto, poniendo a los participantes en antecedentes del propósito deseado de la sesión y compartiendo la "Cafe Etiquette" con las directrices.

Valoración de las preguntas - Cortesía de Marcos

Establecimiento de las preguntas:

• Con los participantes de pie alrededor de una mesa con post-its se les da 5 minutos para que cada uno escriba de 0 a 5 enunciados de mejora a tratar en forma de pregunta
• Se forma una cola y las preguntas se pegan en una pared/pizarra/tablero y cada cual tiene 10 segundos para hacer una pequeña introducción a sus preguntas
• Se valoran las preguntas, 5 minutos para que cada participante ponga un palito en las dos preguntas que más le interesan
• Se extraen las 5 preguntas con más palitos

Rondas:

• Se buscan 5 voluntarios facilitadores (hosters) a los que se les asigna una pregunta y se sienta cada uno en una mesa
• Se forman equipos de 3 personas que forman un equipo y se sientan con un hoster en la mesa y mantienen 20 minutos de conversación
• En la primera ronda se define los conceptos de la pregunta y luego se entra en debate y se busca repuesta
• Pasados los 20 minutos los equipos rotan de mesa y se inician otros 20 minutos de conversación
• En las rondas sucesivas el hoster expone la definición, se entra debate y se enriquece la respuesta
• Cuando todos los 5 equipos hayan pasado por las 5 mesas finalizan las rondas

Mesa para las rondas - cortesía de Antonio

Cosecha: esta trata de compartir puntos de vista, conocimiento obtenido u otros resultados de las conversaciones con el resto del grupo

• Se pegan las hojas flip-board en una pared/pizarra/tablero y cada hoster tiene 2 minutos para exponer los resultados de su pregunta
• También se invita a los participantes que lo deseen a compartir su experiencia durante 1 minuto
• Se hace un pequeña retrospectiva sobre qué se puede mejorar para otras sesiones
• Opcional pero muy recomendable: se sigue debatiendo en el bar con unas cervezas :-)

Para quién quiera profundizar en la técnica le recomiendo la página The World Cafe.