¿Cuáles son los aprendizajes de las primeras PI Plannings?

Plan de equipo en simulación previa

Llevo ya unas pocas PI Plannings a mi espalda y con ello un montón de aprendizajes. Previamente a la primera PI Planning formo a los roles principales, como lo son los Propietarios del Producto y los Scrum Masters, para prepararlos para el evento mediante una simulación de 2 iteraciones con todas los artefactos y prácticas que conlleva.

Después de la formación solemos introducir algunos ajustes y cambios, creyendo adaptar la práctica lo mejor posible a nuestra realidad. El aprendizaje principal lo resumiría en que SAFe® tiene prácticas de PI Planning muy maduras y experimentadas, y que todo lo que dejes fuera emerge por si solo de forma natural... aprendizajes fueron:

No pensar en los objetivos ampliados (stretch objectives): un plan a nivel de tren es muy complejo, hay dependencias y todo el entramado de planes requiere mecanismos para garantizar el éxito. Para que los equipos puedan garantizar la construcción de lo importante necesitan margen, necesitan no comprometerse con todo y saber qué dejar fuera en caso de no llegar con todo a final de PI. De forma natural, y por pura necesidad, acabamos introduciendo a lo largo de la primera PI Planning dos zonas para las historias de usuario, una para las comprometidas y otra para las no comprometidas.

Representar las dependencias sólo con post-its sin cuerdas: Una de las problemáticas que detectamos fue que los equipos no entendían la diferencia entre dependencia y riesgo. Decidimos representar las dependencias por códigos numéricos por pares apuntados en los post-its de ambas historias de usuario dependientes entre si. Esta forma de hacerlo invisibiliza las dependencias, ya que estas son la relación entre las historias, la dependencia es la cuerda. Sin cuerda una dependencia puede entenderse como un riesgo.

Scrum de Scrums: es importante mantener un ritmo sincronizado en todos los equipos, para ello SAFe propone puntos de situación cada hora. No lo hicimos así, y ocurrió que algunos equipos acabaron antes que los demás y se produjo una sensación de desconexión y caos, que hizo que los demás equipos corrieran y probablemente hayan tomado decisiones a la ligera.

PI Planning en un solo día: es importantísimo cerrar bien, el resultado de la PI Planning ha de ser sólido, hay alrededor de 100 personas implicadas y hemos de garantizar obtener el plan mejor resuelto, el más factible, el que tenga las mayores probabilidades de éxito. SAFe marca dos días de planificación, pensamos que con uno solo sería suficiente y resultó que al final del mismo todos estaban muy cansados. Fue una jornada agotadora y al final de la misma los acuerdos y la toma de decisiones fueron rápidas y posiblemente a la ligera, y sabemos muy bien que las decisiones a la ligera son malas decisiones.

Se nota mucho en el ambiente porque todo el mundo quiere acabar y todo se acelera de una forma que no es coherente. En vez de que cada equipo expusiera su plan a toda la audiencia, invitamos a que todos visitaran los planes de los demás y solo echaran un vistazo a los tableros. El alineamiento del tren resultó ser mucho más pobre de lo esperado, nadie había reparado realmente en los objetivos de los demás equipos. Los Business Owners deberían haber puesto valor de negocio a los objetivos, y en vez de ello simplemente habían aceptado los planes. La conclusión fue que para cerrar bien es necesario estar frescos y presentes, si no cerramos bien lo haremos inevitablemente a lo largo del PI de forma mucho más costosa.

Saltarse la votación de confianza a mano alzada: en una primera PI Planning un Scrum Master mencionó que era mejor no hacer la votación ya que todos estaban cansados y no sería una votación muy realista. Tenía razón, así que no la hicimos. La votación de confianza es importante ya que trae a la luz asunciones ocultas, parece que todos hemos trabajado bien y estamos encantados, pero si hubiera algunas voces que tuvieran algo importarte que decir, y permanecen calladas, podemos poner en riesgo toda la PI Planning, ajenos a que hubiéramos podido evitarlo.

De tanto en tanto hacemos votaciones de confianza en las planificaciones de sprint para revelar al equipo la confianza que tiene en su plan. A veces alguien levanta solo 2 o 3 dedos, le invitamos a exponer sus preocupaciones y en la mayoría de los casos se trata de algún malentendido o una carencia de información que se resuelve en minutos. Lo importante es que esa persona, que no creía en el plan, después si cree, y por tanto su compromiso se ve reforzado.

Quiero resaltar que cada una de las PI Planning que he vivido ha sido un completo éxito y ha aportado aprendizajes muy valiosos. He participado en varias transformaciones ágiles donde cada una de estas planificaciones ha establecido conexión entre áreas y equipos, de forma que han acelerado notablemente el flujo interno. Su mayor aportación fue crear y reforzar la estructura de colaboración dentro de las compañías.

PI Planning con resultados espectaculares, la construcción de estructuras de colaboración organizacional

SAFe and Scaled Agile Framework are registered trademarks of Scaled Agile, Inc.