¿Cómo hacer una retrospectiva distribuida con equipos deslocalizados?

Taller de Retrospectivas Distribuidas en el #Bye2BAOS

Una retrospectiva distribuida es una retrospectiva en la que los miembros de los equipos están en más de una localización, por ejemplo, desde diferentes ciudades en España a diferentes países de todo el mundo. Hoy en día ocurre en muchas empresas: trabajan en un mismo producto con equipos en países tan diversos como Estados Unidos, Inglaterra, India, China… y en este post pretendemos dar algunas herramientas de cómo poder realizar este tipo de retrospectiva.

Como caso práctico para experimentar una retrospectiva distribuida Gema Ruíz-Díaz Mariblanca y João Barreiro organizaron el #Bye2BAOS, un taller práctico de retrospectiva distribuida como cierre del conjunto de eventos organizados en el #ROAD2BAOS con un doble propósito: aprender sobre retrospectivas distribuidas a través de la experimentación directa y hacer la retrospectiva del BAOS 2017.

El lugar

Para simular equipos deslocalizados fue necesario un espacio grande donde los equipos no pudieran ni verse ni escucharse. El sitio elegido fue el Matadero de Madrid, específicamente el Café Teatro, un lugar superculturoso con un entorno propicio para el arte, la inspiración, la innovación y la creatividad.

El Matadero Madrid y el Café Teatro

Los equipos

Después de una breve introducción al taller y a las retrospectivas distribuidas, nos dividimos en tres equipos, cada uno de ellos con un facilitador: el equipo Glaciar con Gema de facilitadora, el equipo CoraBAOS con João de facilitador y el equipo CoffeePanda con Elvira de facilitadora. Cada equipo se ubicó en espacios distintos en la cafetería del Matadero. Originalmente la idea era que estuviéramos distribuidos en distintas salas, pero por problemas de conectividad no se pudo.

Equipo "CoraBAOS"

Equipo "Glaciar"

Equipo "CoffeePanda"

Las herramientas

Para hacer una retrospectiva distribuida se necesitan dos clases de herramientas, una de videoconferencia que permita vernos las caras y escuchar nuestras palabras entre todos los equipos, y un tablero virtual compartido donde reflejar los post-its de la retrospectiva.

Para el taller usamos las siguientes herramientas libres:

appear.in es una herramienta de colaboración por vídeo que permite tener conversaciones de vídeo sin esfuerzo con hasta 8 personas/equipos simultáneamente.

La versión premium admite hasta 12 personas/equipos. Se puede crear una sala sin necesidad de registrarse y también permite registrarse para comprar y personalizar enlaces propios de sala de vídeo.

appear.in funciona en casi cualquier dispositivo e incluso le permite compartir la pantalla para mostrar presentaciones, fotos u hojas de cálculo.



Fun Retro proporciona un tablero virtual para recopilar datos, hablar sobre las cosas positivas, reconocer a las personas y buscar mejoras. Permite hacer visible la retrospectiva para todos los participantes, seleccionar una actividad y crear y personalizar el tablero. ¡A por ello!

El taller

El objetivo principal de la retrospectiva distribuida fue obtener feedback sobre el BAOS 2017 y generar ideas para hacer un gran BAOS 2018, en particular:

• Definir cuál es la identidad percibida del BAOS
• Saber si el BAOS 2017 fue un éxito, un fracaso o un evento más, y por qué
• Conocer cuáles fueron las cosas buenas y las cosas a mejorar del BAOS 2017 y
• Generar ideas para construir una gran BAOS 2018

Una vez que nos distribuimos en equipos, comenzamos el taller con una actividad para romper el hielo dentro de cada equipo y luego entre los equipos. Esta actividad es fundamental en cualquier retrospectiva distribuida, ya que fomenta la confianza y la participación de todos. En este caso, y para romper el hielo, cada persona dijo su nombre y cuál era el libro que estaba leyendo actualmente.

En esta actividad pudimos vivir una de las cosas que pueden pasar en las retrospectivas distribuidas: los fallos tecnológicos y de comunicación, aprendimos que siempre hay que tener un plan B y hasta un plan C para aumentar al máximo las probabilidades de poder seguir adelante con la retrospectiva hasta el final. En el taller tuvimos problemas técnicos, la herramienta de videoconferencia no funcionó en todos los equipos, así que optamos por el plan B de hacer partícipe al equipo afectado por teléfono :). La llamada telefónica tiene sus limitaciones, no ver con quien conversas y el ruido ambiental exterior dificultó oír y entender lo que decían los demás equipos.

Luego cada equipo eligió un nombre. Primero generamos palabras por parejas y luego las combinamos creando una nueva a partir de la asociación de las palabras raíz. De aquí surgieron los equipos Glaciar, CoreBAOS y CoffeePanda. Luego estos nombres de equipo se usaron para poder identificar los post-its de cada equipo en el tablero de la retrospectiva.

Finalmente pasamos a hacer la retrospectiva en individual por equipo, generando ideas para cada una de las preguntas a responder. Cada equipo iba poniendo las ideas en el tablero virtual creado en Fun Retro, todas ellas estuvieron identificadas por el nombre del equipo. El tablero virtual fue poblándose dinámicamente a medida que avanzábamos en la retrospectiva, así pudimos ir viendo en tiempo real las aportaciones de todos, con posibilidad de complementarlas y/o unir propuestas similares.

Tablero virtual Fun Retro de la retrospectiva poblándose a medida que avanza el taller

Una vez que cada equipo terminó de generar ideas y dar feedback a las preguntas, procedimos a votar distribuyendo 3 puntos por persona por cada columna de la retrospectiva.

Pantallazo del tablero virtual Fun Retro una vez finalizada la retrospectiva distribuida

Actividad final de conclusiones

Para finalizar el taller hicimos algo muy enriquecedor: nos reunimos todos los equipos y compartimos lo que nos había parecido la experiencia, los aprendizajes alcanzados, los consejos y anécdotas de retrospectivas distribuidas vividas por varios participantes, incluyendo cuando participan equipos deslocalizados en varios países y João hizo una síntesis de lo que hay que tener en cuenta para hacer retrospectivas distribuidas. De esta actividad final los aspectos y/o conclusiones más importantes que surgieron fueron:

• Por lo general, en las retrospectivas distribuidas lograr una comunicación efectiva y de calidad es muy difícil. Quizás es porque nos estamos basando en cómo se hacen las presenciales. Sería bueno pensar en cómo hacer retrospectivas distribuidas sin tener como base las presenciales, sino definir un diseño propio tomando en cuenta las particularidades y las dificultades que poseen.
• Es muy importante hacer actividades de engagement antes de comenzar las retrospectivas distribuidas, para aumentar el conocimiento personal de los miembros de los equipos y de sus particularidades culturales.
• Es bueno que los miembros del equipo se conozcan presencialmente en algún momento, y si es posible compartan tanto dentro como fuera del ámbito laboral, para crear conexiones personales más fuertes y un mayor nivel de confianza.
• Es muy importante tener un facilitador de la retrospectiva en cada uno de los sitios que intervengan, y que estén coordinados entre sí.
• Es importante tratar de unificar los comportamientos de los equipos en cada uno de los sitios.
• Muchas veces hay problemas de horarios, sobre todo cuando hay equipos en distintos países. Hay que llegar a acuerdos, porque por lo general algún equipo se ha de sacrificar ya que tendrá que participar fuera de su horario laboral. Una idea es que se rote este "sacrificio" para que no sea siempre el mismo equipo el afectado.
• Otro problema al trabajar con equipos de varios países, es que al hablar en un idioma que no es el nativo, se limita la capacidad de expresión, así como el uso de expresiones locales o modismos que no son entendidos por todos los miembros del equipo amplio. Por eso es bueno hacer una labor de concienciación con respecto a la manera de comunicarnos en las retrospectivas distribuidas.
• Un tema de vital importancia son las diferencias culturales entre equipos de distintos países y culturas, diferencias que pueden llevar a problemas y malentendidos. Una buena práctica para mejorar este aspecto es la realización de actividades de engagement cultural, donde se tenga un tiempo para compartir aspectos específicos de cada uno de los países que participan y de su cultura.
• Para realizar retrospectivas distribuidas hay que tener infraestructura tecnológica, necesaria para que funcionen.
• La tecnología puede fallar por lo que siempre hay que tener un plan B y hasta un plan C.
• Tener una agenda definida previamente y compartida antes de hacer la retrospectiva.
• Tener el objetivo de cada dinámica visible en todo momento.
• Usar cámaras permanentes.
• Se tarda más en prepararlas y son mucho más complicadas que las retrospectivas presenciales, por lo que es bueno tener un coordinador/facilitador en cada sitio y trabajar de manera conjunta.
• Hay que manejar el solapamiento de conversaciones, los ruidos ambientales y la concentración y la participación en la retrospectiva. Por esto también es bueno tener un facilitador local.
• Otras herramientas que se pueden usar en retrospectivas distribuidas:
• Videoconferencia: Zoom
• Tablero virtual compartido: StormBoard, Ideaflip, Retrium y Realtimeboard

Y como conclusión general podemos decir que fue una experiencia inmensamente enriquecedora al poder vivenciar lo que es una retrospectiva distribuida, las cosas que pueden pasar, cómo solucionarlas y el poder compartir nuestras experiencias y aprendizajes. Muchas gracias a los organizadores, facilitadores y a todos los que participamos :)

Nuestros agradecimientos a todos los participantes del taller

Post escrito conjuntamente con Gertrudis López, link al post en su blog "Agile: lo bueno, lo feo y lo malo"