¿Cómo coordinar acciones de múltiples departamentos sobre un mismo entorno?

Facilitando la visibilización de dependencias

Uno de los impedimentos transversales a proyectos que más retos puede plantear es un entorno como el de test de una gran compañía. Este es un punto en el que convergen todos los proyectos, y por el número de proyectos concurrentes en curso y los actores relacionados, su coordinación puede ser muy compleja: hay momentos de servidores caídos por alguna actualización, funcionalidades inoperativas por pruebas de otra naturaleza, baterías de pruebas cambiantes, ventanas de prueba difíciles de coordinar…

Ante esta situación buscamos y creamos una herramienta visual que ayudase a coordinar y alinear los eventos del entorno de test. La idea se basa en un tablero de dependencias, como el utilizado en el marco de Scrum escalado SAFe, cuya función es "visibilizar" todos los eventos sobre test de manera que las personas presentes, viendo el cuadro general y formando parte del todo, detecten dependencias y busquen soluciones de forma colaborativa y consensuada desde sus perspectivas y opiniones particulares. Cuando nuestro compañero coloca un post-it con un evento que nos afecta, o al que afectamos, tenemos la oportunidad de ponerlo sobre la mesa, conversar sobre ello y de coordinarnos.

El tablero tiene el acrónimo VDD (Visibilidad de Dependencias) y está concebido para los 10 actores que pueden afectar a test (titular de cada uno de los carriles), más un carril con aquellos eventos que se producen de forma periódica. En la cabecera en horizontal tenemos las siguientes dos semanas y colocamos los post-its aproximadamente a la altura del día de la semana correspondiente. Los eventos que concebimos tratar en esta primera versión son:

• Ventanas para pruebas de usuarios, Propietarios del Producto y equipos
• Subidas de cierta envergadura
• Eventos como subidas y cortes periódicos

El tablero 2 años después, lo que es útil sobrevive :-)

Como curiosidad mencionar que alternamos las semanas entre la parte izquierda y derecha, cada dos semanas ocurre que la semana siguiente está a la derecha y la de más allá a la izquierda. Pensamos en dar la vuelta al tablero para tener dos semanas en la parte delantera y otras dos en la trasera, pero finalmente la solución adoptada y que nos funciona es el tablero de una sola cara.

Realizamos una reunión semanal de 15 minutos ante el tablero que se ha vuelto nuestro punto de referencia. Es nuestra herramienta de coordinación, pensada únicamente de y para las personas que participen, comunica a los asistentes y hace que conecten entre sí.

El tablero está dentro de marco de mejora continua y periódicamente realizamos retrospectivas para explicitar los beneficios obtenidos y obtener áreas de mejora desde dentro, desde las personas que lo utilizan. Todos los participantes coinciden en que es muy visual y eso da una imagen global de test que los sitúa dentro del contexto que hace que se sientan que forman parte habiendo mejorado sustancialmente la comunicación, tanto de los eventos en curso, como entre las personas de los diferentes departamentos involucrados. Los beneficios han sido muy elocuentes, ventanas de pruebas sin sorpresas, subidas coordinadas que han permitido ganar tiempo… poco a poco se irán desvelando las aportaciones futuras de esta herramienta.

Reunión semanal en una área común como el vending