¿Cómo crear una oficina virtual para impulsar la colaboración de los equipos?

Estamos en tiempos en los que nuestros miembros de equipo están dispersos en sus casas y nuestros eventos se producen habitualmente de forma remota. Algunos equipos ya estaban constituidos antes de COVID-19, y otros se han formado en plena pandemia. Necesitamos coaches ágiles y todas las herramientas posibles para crear alineación y aceleración rápidamente, recursos para establecer relaciones de confianza incluso cuando los miembros de los equipos nunca se hayan conocido en persona.

Una de las características de la nueva realidad es la soledad entre los miembros del equipo, crear el espíritu de equipo y sentimiento de pertenencia al mismo es un reto que requiere nuestra atención. Jurgen De Smet me ha hablado de Sococo, una aplicación que proporciona una oficina virtual que fomenta que los individuos remotos se sientan conectados e involucrados, así que quiero dedicar este post a esta solución cloud de lugar de trabajo virtual.

Sococo es una herramienta que proporciona un mapa visual de la oficina virtual en la que se visualizan todos los individuos y por el que éstos pueden moverse libremente. Para brindar transparencia a los equipos, permanecer conectados y colaborar, Sococo proporciona a cada uno un avatar, su ubicación y un estado para representar por ejemplo si está en una reunión, si está o no disponible, si está sin conexión, etc.

Las salas de la oficina virtual brindan videoconferencia, llamadas de voz, mensajería chat, tanto entre todos los asistentes como de uno a uno, y también la posibilidad de compartir contenido y pantallas sin necesidad de software de terceros. Una sala tiene todas las herramientas que maximizan la colaboración en los equipos y asistentes a las reuniones. Dado que la oficina virtual con sus salas y sus individuos están a la vista se produce la colaboración espontánea; podemos pasar a saludar a nuestros compañeros o sumarnos a una reunión y poner manos a la obra.

Ver a los demás moverse por la oficina, mientras interactúan como si estuvieran todos en el mismo edificio, es un recordatorio constante de que somos un equipo y no estamos solos. En cualquiera momento podemos pasar el rato en la máquina de café, tener una charla de pasillo con un compañero o asistir a almuerzos del equipo y otras actividades de team-building virtuales.

Quiero compartir una anécdota de Jurgen para ilustrar como Sococo fomenta esas relaciones de confianza que crean ese espíritu de equipo que hace que el equipo sea más que la suma de los individuos. Ocurrió en tiempos anteriores de COVID-19, donde los equipos estaban distribuidos en diferentes países: Un holandés y un hindú, ambos en la sala del vending de sus respectivas oficinas de su país, estaban tomando café a la vez y hablando sobre sus familias a través de la videoconferencia de Sococo en sus móviles. ¡Ese s el comportamiento que ocurre en miembros de un equipo ágil!

Oficina virtual de ejemplo de la web de Sococo